Переезд офиса — пошаговый чек-лист от компании «Деликатный переезд»

Переезд офиса – достаточно хлопотное дело, к которому необходимо тщательно подготовиться. Идеально начать подготовку за несколько месяцев. Чем лучше подготовка – тем больше вероятность, что в процессе переезда не возникнет сложностей и неожиданностей, которые могут привести к дополнительным незапланированным затратам на переезд. Если ваш офис готовится к переезду, не теряйте ни минуты. Читайте чек-лист подготовки, созданный компанией «Деликатный переезд» специально для читателей OFFICE NEWS.

В первую очередь сформулируйте задачу – что вы планируете перевезти, в какие сроки, при каких условиях.

1. Составьте список имущества.

Подумайте, все ли имущество потребуется в новом офисе. Невостребованную мебель, технику и документы можно не перевозить в новое помещение, а сдать на хранение, продать или утилизировать. Содержание на складе такого имущества может обойтись компании дешевле, чем ее нахождение в офисе. Также следует рассчитать затраты на перевозку мебели и на покупку новой — может оказаться, что затраты на транспортировку имеющейся мебели выше или близки к стоимости новой. Произвести такую оценку вам поможет мувинговая компания.

Далее необходимо описать все имущество, которое вы планируете перевезти в новый офис. Можно сделать выгрузку из 1С или вызвать менеджера мувинговой компании – он осмотрит и опишет имущество. Список пригодится на самом переезде – для контроля, все ли перевезли. И, конечно, он необходим для расчета стоимости работ.

2. Выберите подрядчика.

Выбирайте надежного подрядчика. Обратите внимание на опыт и репутацию, посмотрите, сколько лет компания существует на рынке, изучите отзывы клиентов. С компанией обязательно нужно заключать договор, в котором будут прописаны все условия сотрудничества, а предметом договора будет являться полный комплекс услуг, связанных с переездом.  Также обратите внимание на ответственность исполнителя. Зафиксируйте в договоре ответственность подрядчика не только за транспортировку имущества с места на место, но и ответственность за соблюдение сроков переезда, а также ответственность перед третьими лицами.  Если ваш офис располагается в БЦ с «дорогими» интерьерами, убедитесь, что подрядчик готов отвечать еще и за сохранность отделки помещений. В таком случае, повреждения зеркал или стен бизнес-центра не будут лично вашими проблемами. Отвечать за это перед собственником здания будет мувинговая компания.

А чтобы иметь представление об адекватности и профессионализме сотрудников, назначьте встречу с менеджером. Менеджер осмотрит имущество, подготовит расчет, а вы сможете пообщаться, оценить компанию и быть уверенным в ее надежности.

3. Продумайте график переезда.

Спланируйте вместе с подрядчиком график переезда с учетом особенностей вашего бизнеса. Подумайте, какие подразделения должны работать бесперебойно, а какие могут быть «отключены» на несколько дней. Так как настройка сети на новом месте – задача IT-специалистов, составьте график переезда также вместе с IT-отделом. В целом, есть 2 варианта:

1. В зависимости от объема работ, можно запланировать переезд на выходные или праздничные дни, возможно, с работой в ночное время. Учтите, что это может повлиять на стоимость работ.
2. Если офис большой и за выходные не справиться, то стоит разделить работу на этапы – например, перевозить офис этажами, отделами, департаментами, помещениями.

4. Урегулируйте все вопросы с администрациями бизнес-центров.

Когда определитесь с графиком переезда, можно начинать решать вопрос с арендодателями – как в старом, так и в новом бизнес-центре. Убедитесь, что у вашей компании отсутствуют задолженности за аренду или какие-то неоплаченные штрафы. По нашему опыту, бывают ситуации, когда администрация бизнес-центров не выпускала имущество арендатора из-за неурегулированных вопросов по оплате аренды и коммунальных платежей.

Оформите пропуска для сотрудников и автомобиля мувинговой компании, а также получите разрешение на работы внутри БЦ. Согласуйте график переезда, возможность пользования лифтами и парковками для грузовых машин. По необходимости направьте список сотрудников и автомобилей компании-перевозчика (для доступа на территорию бизнес-центра).

5. Составьте план расстановки мебели и рассадки сотрудников на новом месте.

План потребуется, в первую очередь, для рациональной организации пространства. Кроме того, он нужен будет на переезде для быстрой и точной расстановки мебели и коробок. А также поможет сотрудникам не потеряться в новом помещении. Учтите расположение розеток, освещение, заложите достаточно пространства для открывающихся дверец шкафов, тумбочек. Предоставьте итоговый план компании-перевозчику.

6. Проведите инструктаж сотрудников.

Обязательно поясните коллегам, когда и как пройдет переезд, какое участие каждого сотрудника предполагается. Это снизит напряженность и поможет вам, как организатору, провести переезд. В случае, если сотрудники будут самостоятельно упаковывать свои личные вещи (канцелярию, документы, содержимое тумбочки и пр.), советуем отправить коллегам инструкцию по упаковке. Вы найдете нашу инструкцию здесь

Также обязательно сообщите сотрудникам новое местоположение, как добраться, план рассадки в новом офисе, места сотрудников и места общего пользования.

7. Назначьте ответственных лиц за переезд со стороны вашей компании.

Требуется присутствие представителей на обоих адресах во время переезда.

Пользуйтесь этими советами, и ваш переезд пройдет легко!