Admin Breakfast: секреты офисного перевоплощения

Ремонт в работающем офисе сегодня можно назвать приметой времени: компании стремятся обустраивать  рабочие зоны  «без отрыва от производства». О том, как преобразить корпоративное пространство в условиях ограниченного бюджета, к каким трудностям готовиться, затевая масштабную офисную реновацию, и почему ремонт в работающем офисе стоит дороже ремонта с «выселением» говорили административные директора на очередной деловом завтраке Admin Breakfast, организованном компанией Kinnarps. Мероприятие посетило около 100  административных директоров и facility-менеджеров ведущих российских и международных компаний. Мероприятие началось с презентации небольшого исследования, проведенного среди административных директоров компанией Kinnarps. Респондентам было задано несколько вопросов об офисном пространстве: «Какие ключевые проблемы в своем офисе Вы могли бы отметить?», «Собираетесь ли вы переезжать» и др.

По словам Евгения Бакунова, коммерческого директора Kinnarps, 55% респондентов сообщили, что в их офисах недостаточно переговорных комнат. 43% жалуются на отсутствие зон для разговора по телефону, 40% обозначили также недостаточность в офисе зон для неформального общения (респонденты могли выбирать несколько ответов, поэтому суммируя ответы респондентов получается больше 100%).  29% респондентов хотели бы иметь в офисе больше пространства для сконцентрированной работы. А 15% ответивших назвали актуальной проблему пустующих рабочих мест в офисе. По данным исследования, около половины респондентов  ищут  себе офис или потенциально готовы переехать. По словам Евгения Бакунова, для оценки существующего рабочего пространства, которая всегда влияет на лояльность персонала и его работоспособность, можно провести анонимный опрос сотрудников о том, насколько эффективным им представляется существующий офис. Ответы позволят более четко сформулировать интерьерные потребности компании и вовремя принять соответствующие меры.

Ольга Мараховская, административный менеджер Oriflame, рассказала об особенностях отделки офиса «без отрыва от производства», через которую прошла компания Ofiflame 2 года назад. По словам эксперта, чтобы сделать возможным ремонт в функционирующем пространстве, пришлось разбить весь процесс на отдельные этапы — с подробным планированием того, какие зоны в какие периоды отдаются под ремонт, куда на это время дислоцируются сотрудники и т.д. «Мы составляли подробные графики и схемы, согласовывали их с генподрядчиком, совместно определяли последовательность действий, процентное соотношение площадей на этаже, которое можно единовременно отдать строителям. Вся эта информация обновлялась и доводилась до сведения сотрудников — на планерках, через рассылки и даже специальную стенгазету, в которой можно было прочитать о том, что ждет тебя завтра». По словам Ольги, затевая ремонт в работающем помещении, нужно понимать, что его сроки увеличатся по сравнению с ремонтом в пустом офисе — как минимум, из-за того, что  рабочие места сотрудников придется многократно перемещать внутри офиса. Увеличенной будет и смета: вам придется доплачивать за вечерние и ночные смены строителей, когда есть возможность производить шумные работы. «Самой большой проблемой для нас стало то, что в процессе ремонта в определенных рабочих зонах были выключены системы вентиляции и кондиционирования. Летом, да и еще в ремонтируемых помещениях без них было непросто. И приходилось покупать вентиляторы для сотрудников, чтобы как-то спасать ситуацию», — рассказывает Ольга Мараховская. Говоря об ошибках, которые были допущены в процессе ремонтных работ, Ольга отметила, что проектирование и ремонт нужно отдавать, по возможности, в одни руки: «У нас это были две разные компании, и это было неудобно — уже в ходе ремонта в проект пришлось вносить изменения, и это потребовало дополнительного бюджета. Из других рекомендаций: старайтесь сразу просчитать все до мелочей, чтобы избежать дополнительных работ и расходов. Обсуждайте детали проекта с контролирующими органами. Согласовывайте увеличенный срок гарантии на выполненные работы — нам удалось согласовать расширенную гарантию, которой уже приходилось пользоваться».

Борис Денисов, административный управляющий Tetra Pak, в своем выступлении рассказал о фитаут-решениях в условиях ограниченного бюджета. По словам эксперта, решение обновить рабочее пространство было продиктовано несколькими объективными причинами, основная из которых — офис перестал соответствовать задачам, которые здесь решались. Обновление дизайна, увеличение количества переговорных зон, телефонных кабинок и зон для неформального общения, интеграция новых инженерных систем, — все это было решено внедрить в новый интерьер. «Подготовка к проекту у нас заняла даже больше, чем полтора года — мы выбирали архитектурную компанию, проводили тендер на генподрядчика, готовили совместно с эксплуатирующей компанией инженерный проект. Сами строительные работы у нас заняли 10 месяцев. В итоге были полностью заменены структурированные кабельные системы, система электроснабжения, освещения, вентиляции и кондиционирования. Само собой серьезные изменение претерпел и офисный интерьер — компания ABD Architects спроектировала нам эргономичное комфортное пространство с различными функциональными зонами. И несмотря на то, что количество рабочих мест осталось прежним, сегодняшний офис выглядит намного более просторным. Изменения коснулись и мебельных решений — изначально мы планировали оставить прежнюю мебель, эксплуатационные характеристики  и внешний вид мебели это позволяли. Но архитекторы настояли на несколько иной концепции мебели. И мы обратились к нашему проверенному подрядчику Kinnarps, который предложил мебельные решения, соответствующие новым корпоративным задачам. А поскольку когда реализовывался проект, у нас не были заложены расходы на мебель в бюджете, нам удалось договориться с Kinnarps о предоставлении рассрочки». По словам Бориса Денисова, несмотря на то, что в новом интерьере компании по-прежнему работает система закрепленных рабочих мест, в офисе внедрена политика «чистого стола», а  каждому сотруднику в непосредственной близости от рабочего места выделен шкаф-локер: в конце рабочего он должен убрать свои вещи в специальный ящик. Для бухгалтерии и финансового департамента в непосредственной близости от их рабочего пространства создана архивная зона, где хранятся важные документы компании. У каждого сотрудника — стол с регулируемой столешницей, которая позволяет ему менять положение тема в течение дня и тем самым работать более эффективно. «Нам удалось создать функциональный, стильный и качественный офис, в котором приятно работать», — подытожил эксперт.

Источник: logistics.ru