Елена Малиновская, директор по аренде управления недвижимости компании Millhouse: Стоп тайм-менеджмент

Управление временем — одна из наиболее важных составляющих на пути повышения производительности в работе и жизни. Однако последние два года все столкнулись новыми вызовами, связанными с ограничением в перемещениях, доступа в офисы и необходимостью работать из дома. Для многих первичная радость свободного графика сменилась возросшей усталостью и невозможностью сосредоточится на работе в домашних условиях. В списке дальнейших проблем — стремительное эмоциональное выгорание и полная потеря мотивации к деятельности.  Анализируя год собственной работы в режиме ограниченного доступа в офис, а также опыт западных компаний, которые наиболее строго соблюдали все меры ограничений и безопасности, Елена Малиновская, директор по аренде управления недвижимости компании Millhouse рассказывает о том, как планировать собственное время, выделяя приоритетные рабочее задачи и равномерно планируя отдых.

В условиях работы из дома оказалось важно уметь планировать не только рабочий график, но эффективно распределять личное время и планировать периоды отдыха. Иллюзия «свободного полета» со временем в условиях неопределенности и тревоги вызвала у многих дополнительную порцию стресса.  

Удаленная работа сама по себе и «удаленка», вызванная пандемией COVID-19, коренным образом отличается, поскольку имеет различный психоэмоциональный окрас. Вынужденное заточение дома в разы повышает уровень тревоги, стресса и безвыходности положения. Далеко не все в состоянии справится  с этой нагрузкой.

Доказано, работа на удалении требует большей эмоциональной вовлеченности, людям трудно через средства связи считывать невербальные посылы и реакции, которые мы легко улавливаем подсознательно при личном контакте. Именно поэтому в планировании своего рабочего времени важно закладывать время для восстановления психо-эмоционаного ресурса. Как научиться эффективно расходовать ресурсы и рационально планировать решение рабочих задач.  

Примите во внимание факт, что число встреч и их продолжительность увеличивается. В офисе мы не только работали, но и общались. Все формально «нерабочие» беседы у кулера или совместные деловые обеды косвенно ложилось в копилку знание о совместном проекте. На удалеке персонал оказался лишен данного общения, что неизбежно ведет к тому, что количество времени, необходимое для коммуникации, возросло. Дайте себе и коллегам дополнительные 15-20 минут  ежедневно для обсуждения вопросов, не касающихся напрямую рабочих задач.

Делите рабочее время на блоки активности. Как правило, люди планируют свой рабочий график, основываясь на «белые пятна» в каландре. Такой подход оставляет мало возможностей для сконцентрированной работы, заполняя время занятой, но не продуктивной деятельностью. Учитесь делить свое время на блоки, расставляя задачи в зависимости от степени важности.  Ставьте собственную концентрированную работу над проектом в рабочий график наравне с необходимыми встречами. Отнеситесь к уединенной работе как к приоритету, не двигайте ее при малейшей необходимости. Кроме того, небольшие промежутки отдыха от 15 до 30 минут могут хорошо работать в качестве передышки, если запланированы намеренно.

Оттачивайте навыки установки границ.  Установить временные рамки необходимо как с вашей рабочей командой, так и с домашними. Работая дома, необходимо структурировать пространство и рабочее время. Договоритесь со своей командой, в какие часы вы должны быть доступны для решения ключевых задач, а когда вы имеете возможность отвечать на незапланированные звонки. Эту структуру важно донести своим домочадцам, объяснив им, что в другое время вы готовы полностью посвятить общению с близкими.    

Активно управляйте своим календарем. Вместо того чтобы оставлять свой календарь в качестве чистого открытого листа для заполнения другими, настройте свое время так, чтобы оно помогало выполнять работу. Каждую пятницу тратьте время на то, чтобы заранее планировать отрезки сосредоточенного времени для выполнения требований проектов или обязанностей, которыми вы руководите в течение следующих двух недель. Относитесь к этому времени как к закрытой встрече так же, как если бы вы встречались с другими. Не помечайте это как предварительное. Вы всегда можете изменить встречу, если приоритеты требуют этого, но вам важно оставить наиболее продуктивное время для концентрированной работы. 

Важен результат, а не количество часов за компьютером. Популярный вопрос, который возникает, когда поднимается тема удаленной работы, заключается в том, как менеджеры будут следить за тем, чтобы сотрудники не злоупотребляли системой удаленной работы. На самом деле большинство сотрудников в конечном итоге работают дома гораздо больше часов, чем в офисе.

Ведь как проявить себя, если руководство не видит сотрудника в работе? Желая доказать преданность делу, многие начинают работать из дома больше. Это прямой рецепт выгорания.  Обязательно обсудите с вашим менеджером четкие рабочие часы. Работайте так, чтобы основное внимание уделялось результатам, а не видимому времени на компьютере.

Расставьте приоритеты в соответствии своими ресурсами.  Обратите внимание на то, когда вы наиболее продуктивны и сосредоточены. Это могут быть утренние часы, когда вы выспались и отдохнули. Возможно, ближе к вечеру, когда вы начнете понимать полную картину дня и то, что действительно нужно сделать. Работайте над тем, чтобы спланировать свой календарь в соответствии с этими энергетическими окнами. Обсудите, как согласовать это время с другими членами вашей команды.

Давайте поддержку. Если вы топ-менеджер, легко зациклиться на том, как сотрудники используют рабочее время дома. Время пандемии — период испытаний. Сейчас самое время проявить понимание и культуру поддержки. Помните, что ваши сотрудники — ваш лучший актив, независимо от того, приходят ли они на работу каждый день или работают удаленно.

В жизни есть место не только работе. То, как вы уважаете потребность людей во времени и уединении, может оказать огромное влияние на то, как все проходят через испытание пандемией и работают вместе. В конце концов, время — один из наших самых ценных ресурсов. Позволить этим обстоятельствам заставить нас тратить время впустую или тратить его на вещи, которые не имеют значения, только усилит стресс от всех недавних изменений, в которые принесла с собой пандемия. Управление временем стало больше, чем просто инструментом повышения продуктивности, теперь это способ создать больше смысла, стабильности и возможностей во времена перемен, с которыми сталкивается каждый из нас.

Благодарим за предоставленный материал и фото пресс-службу компании Millhouse.