Андрей Кротков, УК Zeppelin: Как выбрать управляющую компанию для офисной недвижимости

Перед покупкой офиса перед собственником встает вопрос о техническом обслуживании помещений. Как оптимизировать расходы на ТО? Кто поможет в случае аварийной ситуации? Нанимать клининговых специалистов в свой штат или выбрать аутсорс? О том, как выбрать управляющую компанию для обслуживания офисной недвижимости, рассказывает Генеральный директор и совладелец УК Zeppelin Андрей Кротков.

Что делают управляющие компании для БЦ и офисов?

FM-оператор с опытом управления коммерческими объектами разных типов, классов, технического оснащения способен более эффективно организовать эксплуатационные, операционные, управленческие и коммерческие процессы, а так же помочь собственнику здания в перспективном финансовом планировании. В практике Zeppelin – ежегодное (вне зависимости от условий договора) предоставление заказчикам бюджетов улучшений, в которых указан отранжированный по важности  перечень необходимых к устранению критичных вопросов или недостатков, а также ориентировочная стоимость их устранения. Это позволяет собственникам заранее составить график проведения работ, запланировать финансирование, а также свести к минимуму аварии, повысить безопасность и бесперебойность работы систем жизнеобеспечения. Итог: повышение капитализации и стоимости здания как актива.

Как правило, в ходе предварительного FM-аудита (первичного обследования) объекта специалисты УК выявляют возможность оптимизации эксплуатационных расходов, а затем предлагают собственнику план действий по реализации необходимых мер. Последовательность и содержание работ обычно следующие:

• технический аудит;
• разработка предложений по приведению инженерных систем в нормативное состояние;
• выполнение регламентных работ и планово-предупредительного ремонта;
• реагирование на аварийные ситуации;
• обеспечение удаленного мониторинга;
• обучение сотрудников службы эксплуатации;
• взаимодействие с ресурсоснабжающими организациями и контролирующими органами;
• контроль и приемка выполненных работ подрядчиков заказчика.

Таким образом, уменьшение издержек владельцев зданий достигается за счет своевременного технического обслуживания инженерных систем и оборудования. Это позволяет продлить срок их эксплуатации. Также специалисты УК работают над уменьшением аварийности и, следовательно, капитальных затрат на ремонт и замену оборудования. Среди других мер — предложения по энергосбережению  — они помогают уменьшить расходы на ресурсы (электроэнергия, тепло, вода и др.). Таким образом, уменьшение расходов на эксплуатацию прямо влияет на увеличение дохода от владения собственностью.

Увеличение дохода от владения объектом недвижимости так же обеспечивается за счет повышения привлекательности здания для арендаторов, которые  готовы платить рыночную арендную плату за пребывание в безопасном и комфортном помещении. Т.е. качественное обслуживание инженерных систем здания позволяет уменьшать издержки и одновременно сделать здание более привлекательным для арендаторов.

Кроме того, УК возьмет на себя полную ответственность за повседневное управление объектом, включая не только техническое обслуживание, но и уборку, взаимодействие с арендаторами и другие операционные задачи. Это позволит владельцу помещений сосредоточиться на основной деятельности и возможностях роста, не отвлекаясь на рутину. Бизнес-центры и офисы, находящиеся под контролем УК, как правило, поддерживаются в более ухоженном  состоянии. FM-оператор следит как за внешним видом здания (состояние фасадов), так и за тем, чтобы внутренняя отделка и места общего пользования отвечали эстетическим и санитарным нормам, а в прилегающая территория была благоустроена. Иногда даже такие небольшие детали имеют решающее значение для бренда офиса и помогают завоевать лояльность среди клиентов, а также повышают стоимость здания. Для решения некоторых узкопрофильных задач (обслуживание лифтов, дератизация, дезинфекция и т.д.) УК может привлекать специализированные компании в качестве субподрядчиков, неся при этом за их действия перед заказчиком полную ответственность.

Выбираем управляющую компанию: на что обратить внимание

1. Мониторинг. Изучите информацию о различных управляющих компаниях и их услугах. Посетите их сайты, поищите информацию в Интернете, запросите рекомендации у коллег, текущих заказчиков этих УК или проконсультируйтесь с отраслевыми ассоциациями.
2. Опыт. Ищите УК с релевантным опытом управления офисными помещениями, подобными вашему. Запросите портфолио с точными цифрами об объектах, которые находятся под управлением УК. Обратите внимание на заслуги претендентов в профессиональных премиях и конкурсах. Отдайте предпочтение владельцам более обширного и многолетнего портфолио, имеющего награды от экспертов рынка.
3. Ресурсы. Убедитесь в наличии у претендентов необходимых финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Запросите справки по балансу, отсутствию задолженностей по налогам, по наличию транспортных средств и коммунальной техники, по уровню образования и профессиональной квалификации сотрудников и т.д. и т.п.
4. Услуги. Изучите спектр услуг, которые предлагает управляющая компания. Убедитесь, что она может предоставить услуги, максимально отвечающие вашим потребностям. Важно выбрать компанию, которая обеспечит решение всех задач, включая техническое обслуживание, уборку, безопасность, взаимодействие с арендаторами и т.д., что сократит ваши накладные расходы на администрирование деятельности FM-подрядчиков. В идеале – выбрать «одно окно».
5. Репутация. Проверьте репутацию управляющей компании в отрасли. Реестры недобросовестных подрядчиков, судебная практика, отзывы клиентов и бывших сотрудников позволят составить объективную картину о претендентах.
6. Коммуникация. Выберите управляющую компанию с сильной системой коммуникации. Важно иметь возможность легко общаться с командой менеджеров и получать быстрые ответы на ваши запросы. Наличие ЭДО,  специализированного ПО, мобильного приложения – обязательны!
7. Затраты. Убедитесь, что все расходы и сроки, связанные с услугами управляющей компании, четко прописаны в договоре и постатейно детализированы в предлагаемых бюджетах (КП), условия ясны и что нет никаких скрытых комиссий или сборов.
8. Сравнение. Для удобства необходимо запросить, чтобы УК присылать вам коммерческое предложение по единому ТЗ и шаблону. Это значительно упростит процесс сравнения и выбора.
9. Квалификация. После того, как вы определили несколько потенциальных управляющих компаний, проверьте их квалификацию. Убедитесь, что они лицензированы, застрахованы и имеют необходимые сертификаты для оказания услуг, входят в профильные СРО и обязательно – в «Инфоресурс ФМ» РАДО.
10. Команда. Встретьтесь с командой менеджеров и познакомьтесь с ними. Убедитесь, что они профессиональны, отзывчивы и имеют необходимый опыт для управления вашим офисным помещением.