Рафаил Гайнатуллин, партнер управляющей компании Officeflex: Оптимальные ИТ-решения для современных коворкингов. На примере коворкингов F2

На российском рынке коворкингов не существует единого операционного решения, которое бы использовали все игроки. Каждый коворкинг использует свои технологии, в зависимости от потребностей и финансовых возможностей. Рафаил Гайнатуллин, партнер управляющей компании Officeflex, специально для читателей OFFICE NEWS расскажет про ИТ-решения для современных коворкингов на примере коворкингов F2.

Сегодня на рынке представлена единственная адаптированная система управления коворкингом — это Space Pass. Она обменивается посредством протоколов API с другими системами, передавая необходимые данные и команды.

Ключевой принцип, который мы используем в информационной системе управления в  наших коворкингах F2 — это интеграционный подход. То есть, мы используем несколько отдельных систем, которые интегрированы между собой.

• В первую очередь, это система СКУД. Она построена на базе технологий SIGUR  — это одна из лучших российских систем, ее построили специалисты из Нижнего Новгорода, они довольно известные и занимают значительную долю на рынке;

• Следующая система — это Print Management System — MyQ. Она узнает пользователя по его карте доступа, и позволяет напечатать именно его материалы с сохранением конфиденциальности. Для коворкинга эта система удобна тем, что она позволяет учитывать расход печати — то есть, сколько человек печатал, кто  именно напечатал, какого формата (цветной, черно-белый) и тд. Изначально, это американская система, которая интегрируется с большинством принтеров;

• Мы используем бесшовный Wi-Fi доступ на территории всего коворкинга, в каждой локации на скорости 1 ГБ ;

• Еще одна важная система, которая у нас используется — это Helpdesk. Однако, внедряя эту систему, мы столкнулись с проблемой. Изначально мы планировали использовать программу ZenDesk — это серьезная, очень хорошая американская система. Но мы отказались от нее, тк она дорогостоящая, и у нее избыточный функционал. Поэтому было принято решение построить свою систему, на основе Телеграм-ботов. Сейчас мы активно тестируем эту технологию на одной из площадок и в ближайшее время планируем ее внедрение на другой. Эта система, например, позволяет считывать QR-коды и отправлять фотографию любой проблемы в нашу администрацию. Эта “проблема” сразу же попадает в систему учета  HelpDesk, и наши менеджеры в течение 10 минут обязаны отреагировать и решить вопрос. Телеграм очень удобен и для наших клиентов, и для наших администраторов, так является привычной для них программой.

В дополнении ко всему, у нас есть приложения на платформе Android и iOS, через которые наши клиенты оперативно могут забронировать переговорные комнаты, или написать в Helpdesk, или получить ответ на интересующий их вопрос.

Характеристики операционной системы

У нашей системы, как и у любой, есть FrontEnd и BackEnd. FrontEnd — для клиентов — это приложение, сайт, личный кабинет, где можно посмотреть оплату, забронировать переговорные и тп.

Есть FrontEnd для администраторов, где зафиксированы все брони, и где происходит общение с клиентами. Backend — это протоколы API, которые позволяют передавать данные из одной системы в другую.

Объясню на примере бронирования переговорных. Клиент обращается к нам либо лично на ресепшене или по телефону, либо самостоятельно  бронирует переговорную на сайте или через приложение. Дальше он заходит в личный кабинет, вносит необходимые данные, выбирает время и оплачивает. Для клиента это простой и понятный процесс. Но за этим стоит достаточно  сложный бизнес процесс и обмен информацией между различными системами.

После того как клиент сделал первый шаг, данные выгружаются в систему и приходит уведомление администратору, затем данные идут в платежную систему и производится оплата. После оплаты система уведомляет банк клиента, банк уведомляет систему и администратора, что платеж прошел. Все это отгружается в 1С.

Как только система видит оплату, происходит автоматический заказ пропуска на клиента. Если клиент планирует приход с гостями, он также об этом уведомляет, и на них заказывается пропуск. В систему СКУД отправляется информация, с кодом карты доступа для клиента и после завершения услуги, дверь блокируется. В систему Wi-Fi тоже выгружаются данные, что придет такой-то клиент. И он получает индивидуальный номер пароля. Параллельно с этим идет бухгалтерский процесс. После того, как услуга оказана, в HelpDesk приходит уведомление о необходимости убрать переговорную.

Коротко про международный опыт

Прежде чем внедрить систему в коворкинге, мы провели отбор подрядчиков. Мы изучали и российский, и международный опыт. На Западе существуют 3 крупные компании, которые занимаются построением операционных систем управления коворкингами в мире. Ни одна из этих систем в России не представлена. У них были попытки прихода в Россию, но они так и не сложились. Если в начале 2022 года мы прогнозировали, что конкуренция на рынке будет усиливаться, в том числе среди ИТ-платформ для коворкингов, то в итоге этого не случилось,

Одна из проблем, почему иностранные it-решения не могут быть  применены в России “под копирку” — это как раз вопрос интеграции. В нашей стране свои внутренние системы — СКУД, 1С и тд., поэтому интеграция с зарубежными системами не может быть в точности применена у нас, она должна быть доработана. В теории это возможно, но это требует финансового и человеческого ресурса.

Одно из преимуществ работы международных систем — это работа по подписке. Как правило, за каждого пользователя устанавливается тариф, в среднем, он равноценен $1. И это удобно всем, в первую очередь коворкингу, тк они перекладывают эти затраты в стоимость аренды офиса.  В российской практике ты фактически инвестируешь в создание системы, адаптацию ее под себя.

Как была организована работа для создания операционной системы?

Мы работали как продакт менеджеры, фактически описывали бизнес-процессы и давали функциональные задания разработчикам Spacepass. На протяжении всех этапов мы тестировали и апробировали систему. В общей сложности, внедрение системы заняло около 3 месяцев (с учетом того, что это была уже готовая система). Если бы мы с нуля занимались разработкой, нам бы потребовалось в 4-5 раз больше времени.

Если говорить про технический ресурс, то здесь все проще, тк все решения — облачные. Кроме того у нас установлены два сервера на каждой площадке, которые дублируют друг друга, так что было сделано оптимальное и очень надежное решение. Созданная It-инфраструктура предполагает дальнейшее масштабирование сети коворкингов F2 без существенных инвестиций.

ИТ-решения на рынке коворкингов

Наш подход — более рациональный, поэтому мы не строили свою систему с нуля. Но некоторые компании с самого начала пишут свои системы. В этом, конечно, есть здравое зерно, и многие считают это решение оптимальным. Наша компания пошла по пути покупки готового решения, при этом мы учитывали, что его можно будет в будущем адаптировать под новые задачи.

Практически все современные коворкинги используют ИТ решения для автоматизации своих процессов. Если мы возьмем 10ку наших основных сетей, все они используют операционные системы. Приведу пример на нас. У нас сейчас более 700 рабочих мест, это около 700 человек, которые  каждый день пользуются пространством — это огромный объем работы для администрации — это и бронирование переговорных, и решение запросов клиентов, и обработка данных, документов, платежей, оказание других услуг и тд и тп. Чтобы со всем справиться быстро и качественно, все должно быть автоматизировано. Хорошая IT-система управления коворкингом, это необходимость определяющая уровень сервиса.