Руслан Кубрава, KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT ™: Офис как актив — как пересчет стоимости рабочего места влияет на стратегию компаний

Инвестируя в человеческий капитал, включая фонд оплаты труда, социальный пакет и программы нематериального стимулирования, компании зачастую рассматривают расходы на физическое пространство лишь как издержки. В то время как это ключевой фактор эффективности сотрудников, считает Руслан Кубрава, генеральный директор KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT ™.

Между тем совокупные ежегодные затраты на содержание одного офисного рабочего места в Москве в среднем составляют 50-80% от годовой зарплаты сотрудника, занимающего это место. Эта сумма формируется далеко не только арендной ставкой.

Очевидная часть расходов — это прямая аренда, менее очевидная, но также существенная — операционные расходы (OPEX), включающие коммунальные услуги, клининг, безопасность и расходные материалы, которые добавляют к стоимости еще 15-25%. Капитальные вложения (CAPEX) в эргономичную мебель и IT-инфраструктуру для одного сотрудника могут составлять от 250 до 500 тысяч рублей, требуя регулярной амортизации.

При этом часто упускаются из виду косвенные «человеческие» издержки. Например, потери времени на нерабочую активность в офисе ввиду не оптимальной логистики, снижение эффективности в open space из-за шума, а также административные ресурсы на поддержку инфраструктуры. В итоге, чек на содержание места для специалиста, без учета его зарплаты, практически удваивается и может достигать 400–700 тысяч рублей в год.

В попытках вернуть персонал в офисы многие компании устанавливают нормы присутствия. Однако такой подход не всегда  сопровождается анализом функциональной необходимости: для каких именно задач физическое присутствие сотрудника критично и создает добавочную стоимость? Без ответа на этот вопрос инвестиции в дорогостоящую инфраструктуру могут оказаться невостребованными, а расходы — неэффективными.

Такая концепция организации пространства выглядит менее эффективной, по сравнению с гибридной моделью работы, в которой сотрудник демонстрирует эффективность, не занимая дорогостоящие квадратные метры пять дней в неделю. Пресловутая метрика «заполняемости площадей» теряет смысл, если офис простаивает.

С учетом всего этого возникает вопрос о необходимости смены парадигмы управления и перестать воспринимать офис «парковочным местом» для персонала. Современный подход к проектированию офисов можно сформулировать как «центр притяжения для Collaboration, Culture и Creativity» (3C).

Практическим инструментом для этого становится отказ от расчета стоимости места в пользу анализа «стоимости рабочего часа/активности в офисе». Такой подход диктует необходимость точного аудита и зонирования пространства под конкретные бизнес-задачи, переход от закрепленных мест к activity-based working может высвободить до 30% площадей, при внедрении осмысленных гибридных моделей.

Оптимизация арендных платежей за счет рационального использования пространства, в свою очередь, открывает возможность реинвестирования сэкономленных средств в качественное улучшение самой рабочей среды.

Важно понимать, что расходы на улучшение рабочей среды следует воспринимать не как издержки. Это — страховка компании от текучки персонала, инструмент повышения вовлеченности и драйвер продуктивности, поскольку отдохнувший и чувствующий заботу сотрудник работает эффективнее.