Cactus Russia: Как компании будут оптимизировать затраты на офисную мебель, оборудование и расходники для печати

Оптимизация расходов на офисные нужны снова в фокусе в 2024 году. Важная задача, которую пытаются решить административно-хозяйственных руководителей различных компаний, это какие статьи расходов можно сократить.

 Основными расходами в офисе является обеспечение материалами для печати, различными канцелярскими товарами. Также следует поддерживать в рабочем состоянии офисную технику и мебель. Если штат сотрудников расширяется или компания нуждается в переезде в новый офис, то закупка мебели становится весомой статьей расходов. Создание комфортных рабочих мест или «гибких» офисов по-прежнему актуально. Сотруднику не выделяется конкретное место в офисном пространстве, он может выбрать любой свободный стол. Это удобно, если в компании предусмотрен гибридный формат.

Переход на нефиксированные рабочие места позволит сэкономить до 10%-20% условных метров офисного пространства и сократить величину арендной платы.

Однако в этом случае следует обратить внимание на важную деталь: офисный стол должен быть оснащен механическим или электрическим подстольем, которое позволяет регулировать столешницу на необходимую высоту под индивидуальные потребности потребителя.

•  «На российском рынке представлены самые разнообразные решения, которые позволяют обустроить современный офис. Например, в нашей продуктовой линейке есть модели столов, которые оснащены механизмом регулировки высоты, как электрическим, так и механическим; есть столы с подсветкой; есть кресла для молодых и энергичных сотрудников, а есть и для более взыскательных и требовательных руководителей. Не стоит экономить на мебели для сотрудников, так как это напрямую связано с их здоровьем. Лучше выбирать модели кресел и столов, которые отвечают требованиям современного офиса, и наилучшим образом соотносятся по цене и качеству», – рассказывает Екатерина Астапова, эксперт компании Cactus Russia.

Несмотря на постепенный переход на электронный документооборот, потребность в офисной печати остается высокой. Существует несколько способов сократить расходы на печать на струйных и лазерных принтерах.

Используйте экономичный режим печати. В большинстве принтеров предусмотрены специальные настройки для экономии чернил или тонера.

Выводите на печать в черно-белом режиме. Если печать цветных документов не является обязательной, рекомендуется использовать черно-белый режим. Это позволит существенно уменьшить расход чернил или тонера.

• «Использование совместимых картриджей и чернил может существенно снизить расходы на печать. В сравнении с оригинальными, их стоимость ниже в 2-3 и даже в 5 раз, что уже является значительной экономией.  Используйте монохромный режим печати, если вам не требуется цветная печать. Кроме того, в большинстве принтеров предусмотрены специальные настройки для экономии чернил или тонера. Используя экономичный режим печати, можно значительно уменьшить расход расходных материалов без ущерба для качества печати. Регулярно чистите и обслуживайте принтеры, это поможет сохранить качество печати и уменьшить расход чернил или тонера. Соблюдая эти простые советы, вы сможете существенно сократить расходы на печать» — считает Светлана Антропова, эксперт компании Cactus Russia.

Следует тщательно выбирать модели принтеров, в которых можно было бы использовать различные марки картриджей и разумно расходовать бумагу для печати.

В каждом офисе обязательно присутствует техническая и финансовая документация, которую нельзя просто выбрасывать в корзину, т.к. в ней содержатся данные не для широкого пользования.

При выборе шредера для офиса важно учитывать объём бумаги, которую необходимо уничтожать ежедневно или скопом раз в месяц. А также потребуется ли уничтожение сопутствующих материалов – степплерных скоб, скрепок, кредитных карт, CD дисков.

Если штат компании небольшой, то тут всё просто – можно выбрать компактный и бюджетный вариант. Если же это крупная компания, то рекомендуется использовать шредер с большим количеством потребления листов, высокой скоростью уничтожения бумаги и с объёмной корзиной. При большом количестве уничтожаемой документации также важна производительность — то есть время непрерывной работы шредера.

Как выбрать шредер с точки зрения сохранения конфиденциальности? Чем выше индекс секретности, тем мельче фрагменты уничтоженных документов.

Также, шредеры имеют ряд дополнительных функций: реверс бумаги, счётчик листов (актуально для шредера с автоподачей), цифровой дисплей (показывает параметры операций, наполнение корзины и термический режим работы шредера), автоматика (прерывание процесса уничтожения при заполнении корзины) или окно для визуального контроля, автозащита (срабатывает отключение при критическом нагреве механизма шредера).

Поскольку шредер обязан обеспечить конфиденциальность коммерческой информации, важно взвесить все за и против и выбирать ту модель, которая максимально отвечает всем требованиям и не забывать о том, что скупой платит дважды.

Таким образом, используя современные решения и грамотный подход, компания может сэкономит около 20% на содержание офиса.