Игорь Золотухин, F2: Когда офис не резиновый: как разместить свою команду с наибольшей эффективностью для бизнеса

Все больше компаний возвращают свои команды в офис. Офлайн формат уже подтвердил свою эффективность и вернул симпатии бизнеса после лет удаленки. Но что делать, если по каким-то причинам вы не можете просто взять и перевести всю команду сразу в офис, выделить каждому стол и наслаждаться результатами продуктивной работы? Рассказывает Игорь Золотухин, генеральный директор сети гибких офисных пространств F2.

Если в офисе тесно

За последние годы многие бизнесы разрослись. Удаленка поспособствовала росту числа асинхронных команд, когда сотрудники могут работать из разных частей мира и различных часовых поясов. А иногда дело бывает не только в расстоянии, но и в численности сотрудников. Порой работодателям проще оставлять часть сотрудников на удаленке, чем снимать целый классический офис, который вместит всю команду. 

А ведь бывают еще коллеги, которые по тем или иным причинам не могут постоянно присутствовать в офисе: у них разъездной характер работы или им нужно периодически уходить пораньше или работать удаленно, чтобы заботиться о детях или нуждающихся в уходе родственниках. 

В таком случае действительно становится неприятно терять деньги, которыми оплачены неиспользуемые квадратные метры. К счастью, для таких команд на рынке существует несколько решений.

Гибридный формат работы

Не торопитесь убирать все атрибуты удаленки в ящик с воспоминаниями о старых временах. Современному темпу работы, в котором все еще большое внимание уделяется work-life balance отлично подходит гибридный формат. Распределите дни работы в офисе между разными командами так, чтобы хотя бы один день команда проводила офлайн в полном составе. Это позволит ускорить буксующие процессы и обсудить голосом то, на что уходили долгие часы онлайн-встреч.

Главное: создайте культуру гибридной работы внутри команды. Удалённые дни не должны превращаться в «дополнительные выходные», а оффлайн встречи — в пикники в офисном антураже. Предложите руководителям подстроить графики работы под новый формат. Например, в удаленные дни сотрудники могут фокусироваться на индивидуальных задачах, а в очные — синхронизироваться по большим процессам, затрагивающим всю команду и бизнес.

Дополните гибрид форматом hot desk

Технология hot desk (горячий стол) — это система организации рабочего пространства, при которой сотрудники не имеют закрепленных рабочих мест. Вместо этого они могут выбирать любые свободные столы или рабочие места в офисе по мере необходимости. Это позволяет более гибко использовать пространство, снижать затраты на аренду и оптимизировать использование рабочих мест, особенно в компаниях с гибким графиком работы или сотрудниками, которые часто работают удаленно. 

Тут также важно систематизировать посещение офиса сотрудниками, чтобы дни были закреплены за командами и не происходил стихийный наплыв тех, кто в хорошую погоду решил сходить в офис, чтобы попить кофе с любимыми коллегами в перерыве.

Почему гибрид и коворкинг — лучшее сочетание?

Конечно, можно организовать гибридную работу и в классическом офисе, но в случае любых, даже малейших изменений, именно коворкинг проявит необходимую гибкость. 

В коворкинге проще изменить площадь своего рабочего пространства, взять в аренду дополнительные рабочие места или отказаться от них.

Сочетание гибридного формата работы и коворкинга может быть выгодным для всех участников процесса. Вот несколько причин:

• Повышение эффективности команды. Согласно исследованию Стэндфордского университета, сотрудники с гибридным графиком работают продуктивнее, чем те, кто постоянно находится в офисе. Регулярная смена обстановки придаёт команде вдохновения и сил на работу.
• Экономия на аренде офиса. Для работы достаточно  арендовать коворкинг на необходимое количество рабочих мест. Причем их число может быть меньше списочной численности сотрудников.Благодаря гибридному графику работы и использованию hot-desking нет необходимости переплачивать.
• Возможность найма хороших специалистов. Современные соискатели часто обращают внимание на формат работы. Если у двух компаний будут одинаковые условия по зарплате и схожие проекты, но в одной из них возможен только офис, а в другой коворкинг, то кандидат наверняка выберет последний.
• Для сотрудников такое сочетание даёт возможность одновременно пользоваться преимуществами гибридной работы и коворкинга: возможность самостоятельно выстраивать график работы с учетом индивидуальных особенностей, а на площадке коворкинга выбирать тихие зоны или зоны коллаборации и др.. Кроме того, физическое рабочее пространство в коворкинге способствует улучшению личных отношений, ускорению рабочих процессов и рождению новых идей.

На площадках коворкингов F2 есть возможность арендовать как целый офис для команды, так и закрепленные и незакрепленные рабочие места.Современные программы позволяют бронировать пространства внутри площадок, что позволяет резидентам внедрять для своих сотрудников гибридный формат работы.