Офисные хронофаги: как болтовня у кулера крадет дедлайны

Удивительно, сколько рабочего времени съедают короткие неформальные разговоры. Никита Константинов  — о том, как вернуть продуктивность, не превращая коллектив в роботов.

Каждый руководитель знает, что такое «простои» и «неэффективные встречи». Но главный пожиратель времени часто остается в слепой зоне — это
неконтролируемое неформальное общение. На основе собственного исследования рассказываю, почему дружеские беседы в офисе бьют по бизнесу и как создать среду, где общение и работа дополняют друг друга.

Невидимые потери

Как часто утренний кофе занимает не пять минут, как планировалось изначально, а полчаса? Опросив представителей компаний-арендаторов в Rublevo Business Park, мы увидели общий тренд: неформальное общение — главный «хронофаг» в офисе.

Согласно исследованию, у 44 % сотрудников на него уходит от 30 минут до 1,5 часов ежедневно. Каждый четвертый и вовсе затрудняется оценить потери, потому что посторонние разговоры происходят фоном постоянно.

Безусловно, дело не в самом общении — оно необходимо для здорового климата в офисе. Главная проблема — в неконтролируемом его потоке, который мешает сосредоточиться на рабочих задачах. В результате, можно незаметно потерять много полезного времени, что особенно критично в условиях жестких дедлайнов.

Негативный эффект

Когда почти у половины команды ежедневно до 90 минут уходит на разговоры, компания недополучает десятки человеко-часов в месяц. Это прямая потеря в эффективности и, как следствие, в финансовых результатах.

Кроме того, согласно нашему опросу, главным «цифровым хронофагом» сотрудники называют внезапные звонки (36,5 %) — а это в том числе продолжение неформальных обсуждений, начатых ранее. Получается замкнутый круг: посторонние разговоры в офисе приводят к такому же лишнему общению онлайн и наоборот.

Возможное решение

Ситуация кажется неразрешимой, но это не так. Существует несколько работающих способов ее урегулирования. Необходимо понять, что нет смысла бороться с общением. Нужно создать для него понятные и комфортные рамки.

Нет смысла бороться с общением. Нужно создать для него понятные и комфортные рамки.

Внедрите «часы тишины» — то есть время для глубокой работы, когда встречи и звонки запрещены. Эту идею поддерживают 17 % опрошенных. Дополните ту меру правилом согласованных кофе-брейков для команды: например, 15-20 минут в 11:00 и в 16:00. Это позволит команде коммуницировать регулярно, но без хаотичных походов к кофе-машине каждые полчаса.

Договоритесь о правилах онлайн-коммуникации. Статусы «Не беспокоить» и «Занят» должны приниматься во внимание, как часть рабочей этики.  Во внерабочее время
активности в рабочих чатах быть не должно. Это простое правило, на которое указали 21% респондентов, способно резко снизить количество ненужных переписок.

Самым востребованным инструментом оказался гибкий график — за него проголосовали 42,3%. Когда сотруднику не нужно «отсиживать» часы после выполнения плана, исчезают причины для имитации деятельности. Люди концентрируются на результате, а не на присутствии, и сами начинают ценить свое рабочее время, структурируя его более эффективно.

Заключение

По моему мнению, современная бизнес-среда должна способствовать продуктивности, а умение договариваться о правилах коммуникации — это еще один навык управления проектами. Например, в нашем бизнес-центре мы используем зонированную планировку, которая помогает удобно разделять пространство для работы и неформального общения. Так естественным образом формируется культура ответственного отношения не только к своему, но и к чужому труду — а это важная составляющая продуктивной работы.

Умение договариваться о правилах коммуникации — это еще один навык управления проектами.

Судя по опросу, среди экономически активных россиян всё отчетливее формируется запрос на более эффективное расходование рабочего времени: 71 % хотели бы перейти на четырехдневную неделю при условии сохранения зарплаты, еще 23 % предпочли бы вместо этого гибкую занятость. Переход к любому из этих сценариев возможен только в случае пересмотра подхода к использованию рабочего времени.