Переговорная 2023: как онлайн меняет требования к самой технологичной части офиса

Роль видео-конференц-связи в деловых коммуникациях растет уже несколько лет. Этот тренд кардинально изменил подход к проектированию переговорных комнат, затронув все составляющие интерьеров: планировки, отделочные материалы и дизайн. Компании стремятся учитывать технические инновации и уже на этапе проектирования офиса заботятся о том, как будут выглядеть сотрудники и интерьер на экранах в процессе онлайн-переговоров. Об этом, специально для читателей OFFICE NEWS, рассказал директор по технологиям и инновациям, партнер компании Multispace Алексей Курсин.

Популярность гибридного формата работы и онлайн-переговоров можно отследить по росту показателей сервисов видео-конференц-связи. Так, Zoom Video Communications на протяжении пяти лет демонстрирует рост ряда финансовых показателей. Компания завершила 2021 финансовый год с 55-процентным ростом выручки, которая составила $4,1 млрд, а в третьем квартале платформа нарастила выручку на 5% — до уровня $1,1 млрд. По данным на конец квартала, количество компаний-клиентов Zoom составляло порядка 209,3 тыс., увеличившись за год на 14%.

Развитие формата онлайн-конференций значительно изменило требования к переговорным комнатам. Мы видим существенный рост спроса на переговорные с интегрированным в интерьер оборудованием для видеовстреч. Сегодня это самая инновационная часть офиса с максимальной плотностью технологий, а во многих проектах – и самая дорогостоящая.

Планировка: в приоритете МФЗ и переговорные на 1-4 человек

Специфика онлайн-встреч предполагает, что основная коммуникация происходит с помощью большого монитора и коммутационного устройства. К ним подключаются аналогичные устройства из других офисов и гаджеты сотрудников, участвующих удалённо. В процессе совещания участники могут транслировать свой экран, чтобы продемонстрировать презентации, фотографии, графики и др.

Переход на формат видеоконференций значительно снизил количество офлайн-участников, что повлияло на практику организации и проведения деловых встреч. Онлайн-формат упростил процесс согласования даты и времени совещания, так как сторонам теперь нет необходимости планировать поездку в другой офис. В связи с этим количество встреч выросло и, как следствие, повысился спрос на небольшие переговорные, рассчитанные на 1-2 и 3-5 человек.

Новые технические возможности сделали популярным формат крупных многосоставных мероприятий, рассчитанных на участие до нескольких сотен человек. На таких конференциях спикеры выступают с докладами офлайн и онлайн, а для удаленных гостей подключается прямой эфир, который транслируется по корпоративным каналам. Такой формат встреч делает востребованными многофункциональные залы (МФЗ), рассчитанные на 30-50 человек и оборудованные продвинутой технической начинкой.

Другими словами, если 4-5 лет назад на офис, рассчитанный на 250-300 сотрудников, в среднем приходилась 1 переговорная на 25 мест, 2 на 15 мест, 6-8 на 8-10 мест, 2 на 4 сотрудников и 5 на 2 человека, то сейчас распределение переговорных изменилось в пользу крупных форматов и небольших переговорных, например: 1 МФЗ на 40 человек, 1 переговорная на 15 мест, 2 на 8 мест, 4 на 4 мест, 10 на 2 и 10 на 1 место, что в итоге дает меньшее суммарное количество мест в переговорных, меньшую суммарную площадь, но большее количество помещений, а значит – возможность использовать их эффективно.

График 1 Усредненное распределение мест и количества переговорных в 2017 года

График 2 Усредненное распределение мест и количества переговорных в 2022 году

* Для офиса, рассчитанного на 250-300 человек.

Переговорные, адаптированные под онлайн-встречи, должны учитывать нового «участника» – ТВ-панель и камеру. Этот фактор обуславливает трансформацию их компоновки, которая теперь ориентируется на удобную коммуникацию с онлайн-участниками. С практической точки зрения это сделало востребованными переговорные со столами, стоящими вплотную к стене, в которую вмонтирована ТВ-панель.

Значительно изменился подход к проектированию небольших переговорных – на одного или двух человек. Ранее такие помещения ограниченно присутствовали в офисах в формате мебельных решений (так называемых «телефонных будок»), что, как правило, не предполагало оснащение их вентиляцией. С активным развитием видео-коммуникаций продолжительность использования таких помещений выросла, поэтому теперь вентиляция является обязательной инфраструктурой даже для компактных переговорных. Формат переговорных на одного-двух человек предполагает использование для коммуникации личных гаджетов: смартфона или ноутбука, поэтому помещения оборудуются специальным освещением и креплениями для техники. При этом оснащение их ТВ-панелями и коммутационными устройствами не предусматривается.

Отделочные материалы: помещения для звукозаписи как эталон

Основная задача современной переговорной – обеспечить оптимальные условия для видео-конференц-связи. Помещение должно соответствовать следующим требованиям: отсутствие элементов интерьера, искажающих речь участников (акустику или влияющих на звукозапись), высокий уровень шумоизоляции, идеальные условия для прослушивания и просмотра эфиров видео-конференц-связи.

Новые вводные обусловили следующие тенденции в использовании отделочных материалов для переговорных комнат:

1. Отказ от отделочных материалов и архитектурных решений с высокими звукоотражающими свойствами: натуральным и искусственным камнем, стеклянными панелями, открытыми потолками;
2. Предпочтительное использование материалов с высокими звукопоглощающими свойствами: тканевых или войлочных панелей;
3. Использование штор, которые закрывают стеклянные перегородки в переговорных, чтобы избежать чрезмерного отражения звука и добавить приватности встречи при необходимости;
4. Использование ковровых покрытий с длинным ворсом.

Активное использование коммутационного оборудования в переговорных значительно видоизменило требования к выбору отделочных материалов. Ближайшим аналогом современной переговорной теперь является помещение для звукозаписи.

Дизайн: виды на интерьер и бренд через камеру

Онлайн послужил отправной точкой для формирования новых требований к переговорным комнатам со стороны клиентов. Если еще 2-3 года назад видео-конференц-связь рассматривалась как второстепенный канал коммуникации, учитывать который при проектировании нового интерьера было полезно, но далеко не необходимо, то теперь ситуация изменилась. Большинство встреч проводится с участием удаленных сотрудников или представителей внешних контактов. Чтобы картинка на экране собеседников соответствовала корпоративным стандартам, необходимо учитывать ряд параметров.

Актуальным теперь становится внешний вид помещения при трансляции видео через систему ВКС. В связи этим внимание сфокусировалось на выборе оптимального расположения камеры, на гармоничном освещении участников встречи, качестве передачи речи, цветовых решений интерьера (причем именно того, как цвет отображается на видео), расположении мебели и рассадки сотрудников, а также элементов брендирования.

Последний фактор особенно набирает актуальность, так как в условиях удалённых переговоров зачастую теряется чувство контакта с брендом. Если ранее приезжавший на встречу сотрудник, как минимум, проходил по маршруту «рецепция – переговорная», то в новом формате подобным ритуалам места практически не осталось, и стало важно интегрировать корпоративный брендинг в дизайн помещений.

Таким образом, список обязательных рендеров визуализации будущего офиса дополнился видами переговорных из камер систем видеоконференций. Выросли требования и к технической составляющей переговорных. Подход к отделке также преследует техническую цель – сделать невозможным вмешательство в работу мультимедийных систем. Именно поэтому ТВ-панели встраивают в стены и делают недоступными провода.