Ремонт офиса без остановки работы: как организовать обновление помещений поэтапно

Обновление офиса не всегда требует полного прекращения работы компании. Замену напольных покрытий, светильников, розеток и выключателей, дверей, а также локальный ремонт стен и потолков можно проводить поэтапно и сохранять рабочие зоны для сотрудников. О том, как организовать такой ремонт и избежать простоев, Office News рассказала эксперт онлайн-гипермаркета для профессионалов и бизнеса ВсеИнструменты.ру Александра Чихринова.

Что можно ремонтировать без закрытия офиса

В первую очередь без полной остановки работы можно проводить косметический ремонт отдельных помещений, менять напольные покрытия, светильники, розетки и выключатели, двери, а также выполнять локальный ремонт потолков и стен. Сложнее работы, которые затрагивают сразу несколько инженерных систем. Если для ремонта необходимо полностью отключить электричество, воду, отопление или вентиляцию, офис придется временно вывести из эксплуатации.

Что проверить до начала работ

Перед ремонтом важно оценить не только площадь помещения, но и особенности его использования. Необходимо проверить:

• количество сотрудников и плотность их размещения;
• расположение рабочих мест, переговорных, санузлов и зон отдыха;
• график работы подразделений;
• состояние электросети, вентиляции, кондиционирования и водоснабжения;
• расположение серверных, электрощитовых и технических помещений;
• пути эвакуации и доступ к пожарному оборудованию;
• места для хранения материалов и вывоза строительного мусора.

Отдельно стоит определить зоны, которые нельзя отключать даже на короткое время. Например, серверная или помещение с критичным оборудованием могут требовать постоянного электропитания и охлаждения.

Как разделить ремонт на этапы

Офис лучше разделить на отдельные рабочие зоны и ремонтировать их последовательно. При этом сотрудники должны постоянно иметь доступ хотя бы к одной рабочей зоне, санузлу, выходам и необходимым инженерным системам.

Например, помещение площадью 600 м² можно разделить на 4–6 участков. Сначала следует освободить и отремонтировать одну зону, после завершения работ переместить сотрудников туда и начать обновление следующей.

Заранее необходимо определить временные маршруты передвижения. Строительную площадку следует отделять от рабочей зоны перегородкой или пылезащитной пленкой, особенно при шлифовке стен, резке материалов и демонтаже покрытий.

В какой последовательности проводить работы

Сначала стоит выполнять работы, которые могут повлиять на последующие этапы: ремонт инженерных коммуникаций, электропроводки, вентиляции и кондиционирования. Затем следует перейти к стенам и потолкам, после этого уложить напольное покрытие и установить двери, светильники и розетки.

По помещениям целесообразно начинать ремонт с зон, которые меньше всего влияют на работу компании. Например, сначала можно обновить архив или часть переговорных, затем рабочие кабинеты. Санузлы, кухни и помещения с инженерным оборудованием нужно планировать так, чтобы на каждом этапе у сотрудников оставалась рабочая альтернатива.

Какие работы перенести на вечер и выходные

В рабочее время допустимы тихие работы без сильного запаха и большого количества пыли: покраска небольших участков водными составами, монтаж отдельных элементов, установка мебели, светильников и декоративных панелей.

На вечер или выходные лучше переносить демонтаж, сверление, штробление, шлифовку, резку плитки и металла. Работы с лакокрасочными материалами, клеями и другими составами с выраженным запахом также лучше выполнять после окончания рабочего дня. После них помещение необходимо проветрить.

Как защитить технику и мебель

Перед началом ремонта технику и мебель лучше вынести из помещения или закрыть защитной пленкой. Компьютеры и другое чувствительное оборудование желательно убрать из зоны проведения работ.

Документы следует хранить в закрытых шкафах или перенести в помещение, где ремонт не проводится. Открытые стеллажи и мебель стоит закрыть пленкой, а проходы между рабочей и строительной зонами — изолировать.

Особое внимание нужно уделить вентиляции и кондиционерам. Строительная пыль может попадать в фильтры и внутренние блоки оборудования. На время пыльных работ вентиляционные решетки нужно закрыть, а потом при необходимости очистить или заменить фильтры. При этом полностью перекрывать вентиляцию всего офиса без расчета не стоит, так как это может ухудшить воздухообмен в рабочих помещениях.

Как не сорвать сроки ремонта

Одна из основных ошибок — начинать работы без детального плана и полного перечня материалов. Если выбирать часть позиций уже в процессе ремонта, сроки увеличиваются из-за дополнительных согласований и ожидания поставок.

Также стоит заранее предусмотреть:

• запас отделочных материалов примерно 5–10% — точный объем зависит от материала и сложности монтажа;
• резерв по срокам 10–15% на непредвиденные работы: например, устранение дефектов основания, задержки поставок и дополнительные электромонтажные работы;
• основной и резервный перечень материалов, чтобы при отсутствии конкретного светильника или напольного покрытия можно было оперативно заменить его подходящим аналогом.

Самая частая причина перерасхода при ремонте работающего офиса — не сами строительные работы, а простой сотрудников и подрядчиков. Поэтому график ремонта, поставок материалов и перемещения сотрудников лучше согласовать еще до начала демонтажа.