Скрытые расходы офисной эксплуатации: как выстроить закупки расходных материалов и оборудования

Значительная часть расходов на содержание офиса приходится на множество небольших регулярных закупок. Лампы, батарейки, фильтры, крепеж, сантехнические комплектующие и хозяйственные товары по отдельности стоят недорого, но траты на них за год могут складываться в существенную сумму. О том, как систематизировать такие закупки и избежать лишних расходов, Office News рассказала эксперт онлайн-гипермаркета для профессионалов и бизнеса ВсеИнструменты.ру Александра Чихринова.

Какие расходы чаще всего остаются незаметными

Вне поля зрения руководства обычно оказываются мелкие регулярные закупки: электротехнические изделия, сантехнические комплектующие, крепеж и монтажные материалы, фильтры для вентиляции и кондиционирования, расходники для ручного и электроинструмента, средства уборки, хозяйственный инвентарь, кабельная продукция и запасные части для мебели и дверной фурнитуры.

Контролировать их сложно, поскольку закупками могут заниматься сразу несколько подразделений: административная служба, АХО, IT-отдел, служба эксплуатации или подрядчики. При этом товары часто приобретаются небольшими партиями по мере возникновения потребности. В результате появляются дублирующие заказы, расширяется ассортимент однотипных позиций, а часть материалов остается невостребованной.

С чего начать аудит закупок

Первым этапом стоит собрать полную историю закупок минимум за 12 месяцев. Годовой период позволяет учесть сезонные работы, плановое обслуживание инженерных систем и аварийные ремонты.

Для анализа понадобятся:

• перечень закупаемых позиций;
• количество и стоимость;
• периодичность закупок;
• поставщики;
• подразделение-заказчик;
• причина покупки — плановое обслуживание, авария, замена или модернизация.

После этого товары можно сгруппировать по категориям и провести ABC-анализ. Как правило, становится заметно, что значительная часть заявок приходится на одни и те же товары, которые разные подразделения приобретают по разным ценам.

Как отличить необходимые расходы от неэффективных

Каждую закупку стоит связывать с конкретной эксплуатационной задачей. Если невозможно объяснить, какое оборудование обслуживается и почему определенный материал требуется регулярно, такую статью расходов необходимо дополнительно проверить.

На неэффективную организацию закупок могут указывать несколько признаков:

• одновременно используются десятки аналогичных моделей ламп, батареек или фильтров;
• один и тот же товар закупается у разных поставщиков по разной цене;
• регулярно возникают срочные заказы из-за отсутствия недорогих комплектующих;
• расход материалов существенно отличается на аналогичных объектах;
• оборудование выходит из строя чаще нормативного срока службы.

Такие ситуации могут говорить об отсутствии единых стандартов эксплуатации или учета фактического потребления.

Как определить минимальный запас

Чтобы одновременно не допускать дефицита и не создавать избыточные складские остатки, минимальный запас можно рассчитывать по формуле: средний расход за период поставки плюс страховой запас.

Например, если объект ежемесячно использует 20 светодиодных ламп, а поставка занимает две недели, на складе должно постоянно находиться не менее 10 ламп плюс резерв на случай задержки поставки или внеплановой замены.

Для критически важных комплектующих — автоматических выключателей, элементов сантехники и расходников для инженерных систем — страховой запас обычно устанавливают выше, чем для обычных хозяйственных товаров.

При этом закупать материалы на несколько лет вперед нецелесообразно: часть продукции имеет ограниченный срок хранения, а некоторые позиции могут устареть после модернизации оборудования.

Как организовать закупки

Наиболее эффективно работает централизованная модель снабжения. Служба эксплуатации формирует единый каталог разрешенных к закупке материалов и оборудования с утвержденными аналогами. Все подразделения используют этот перечень, а не выбирают товары самостоятельно.

Для каждой категории устанавливают минимальный остаток и периодичность пополнения. Наиболее востребованные расходные материалы обычно закупают ежемесячно или ежеквартально, а дорогостоящее оборудование — по утвержденному плану обслуживания и модернизации.

Ответственный сотрудник должен регулярно контролировать складские остатки, анализировать фактическое потребление и сравнивать его с нормативами. Если расход отдельных позиций начинает расти без объективных причин, стоит проверить состояние оборудования, качество обслуживания или действующие стандарты эксплуатации.