Современный офис для эффективной работы: из чего состоит и как его создать — интервью с Иваном Гуськовым, ASPACE

Сегодня офисное пространство — это сложный организм, напрямую влияющий на продуктивность, лояльность сотрудников и имидж компании. Мы обсудили с Иваном Гуськовым, генеральным директором и основателем сети сервисных офисов ASPACE, на что обратить внимание при создании такой среды и какие решения позволяют избежать частых ошибок.

• Идеальный офис сегодня — это далеко не только столы и стулья. С чего стоит начать проектирование этого пространства, чтобы оно стало реальным активом бизнеса, а не просто статьей расходов?

Прежде всего, нужно понять стратегические цели компании. Для кого проектируется офис? Какие задачи стоят перед организацией? Каково ее положение на рынке и планы на будущее? Причем это не только текущее состояние, но и прогнозы на 5-10 лет вперед, а также возможные изменения в макроэкономике и политика в случае форс-мажора.

Следующий момент — это сотрудники. Мы берем в расчет численность штата, его структуру и динамику. Важно понимать, какова доля командной и индивидуальной работы, есть ли необходимость в зонах для совместных встреч и брейнштормов и т.д.

Чтобы избежать штрафов, не стоит забывать и о государственных нормативах, регулирующих организацию рабочих мест. Согласно приказу Минтруда и санитарным нормам, на каждое рабочее место с компьютером должно приходиться не менее 4,5 кв. м. Это значит, что в помещении в 9–10 кв. м получится разместить только двух сотрудников с мониторами. СанПиНу должны соответствовать также температурный режим, влажность и освещение.

• Гибкость и адаптивность называют главными трендами. Как на практике реализовать это в планировке, чтобы пространство могло легко «дышать» и подстраиваться под меняющиеся задачи команд?

Гибкость часто называют главным трендом в современном проектировании офисного пространства. Она проявляется в разных аспектах. Во-первых, планы рассадки должны быть динамичными и меняться в зависимости от потребностей бизнеса. В период роста может возникнуть необходимость в новых рабочих местах или переосмыслении существующих зон.

Во-вторых, гибкие рабочие пространства требуют продуманных решений, которые позволяют легко перепланировать офис. Базовыми инструментами становятся модульная мебель и трансформируемые стены. Очень удобны диваны из отдельных элементов, структурные системы подключения и бенч-системы, которые могут разместить до шести человек. Инженерные закладные, заранее установленные в помещении, позволяют быстро возводить перегородки.

Тем не менее, многие компании, арендуя офис, не реализуют эти решения. Причина в высокой стоимости гибкого проектирования, которая значительно превышает затраты на стандартный офис. В этом контексте аренда сервисного пространства, где уже внедрены все необходимые решения, становится более удобной и экономически целесообразной.

• Один из ключевых вызовов — найти баланс между open space для коллаборации и зонами для сфокусированной работы. Какие решения вы считаете наиболее эффективными для создания этой гармонии приватности и открытости?

Ключ к созданию комфортного офиса — грамотное зонирование. На своем опыте мы пришли к выводу, что эффективнее всего разделять офис на следующие функциональные зоны:

Открытые рабочие пространства для командной работы

Это open space, где сотрудники могут свободно общаться и обмениваться идеями. При необходимости он легко превращается в кабинеты благодаря быстровозводимым перегородкам с двойным стеклопакетом, поглощающим звук. Зонировать пространство можно и с помощью модульных систем хранения, мебели, разноуровневого освещения или зелени — кашпо с цветами.

Лаундж-зоны для отдыха и креативного общения

Это места, где сотрудники могут отдохнуть или обсудить что-то в неформальной обстановке. Мягкая мебель и растения создают уютную атмосферу, позволяя расслабиться и восстановить силы.

Зоны для уединения и переговоров

Эти зоны обеспечивают необходимую приватность для сосредоточенной работы. Хорошо, если в офисе есть не только классические переговорные, но и другие форматы. Например, амфитеатры, удобные для созвонов акустические кабины на одного человека, открытые и закрытые купе, подходящие для коротких совещаний мини-команд. Чтобы снизить уровень шума, в переговорных и зонах для уединения используют звукопоглощающие материалы: акустические панно, картины и шторы, войлочные панели, ковровые плитки на полу. Еще одно решение, хоть и не бюджетное, — установка систем звукового маскирования.

Вообще хочу отметить, что создание баланса между открытостью и приватностью — это не статический, а беспрерывный процесс. То есть от руководства требуется постоянное внимание к изменяющимся потребностям работников.

• Технологии стали скелетом современного офиса. На что в первую очередь стоит обратить внимание при создании IT-инфраструктуры, чтобы обеспечить не только скорость, но и, что критически важно, кибербезопасность?

Во-первых, имеют значение масштаб и сфера деятельности бизнеса. Небольшим фирмам, как правило, достаточно просто места для размещения оборудования. А вот крупным игрокам обычно требуются кроссовый узел и отдельная серверная в блоке — исключительно для собственного использования, без доступа со стороны оператора или других резидентов.

Во-вторых, при организации IT-пространства стоит обратить внимание на готовые решения с уже проведенными IT-коммуникациями. Они включает в себя высокоскоростной Wi-Fi, слаботочную разводку и многофункциональные устройства. На площадках ASPACE мы стараемся обеспечить как раз такой уровень, и, конечно, не забываем про безопасность — отдельный вход в офис, системы охраны и бесконтактный доступ — это как иметь своего личного охранника, только в цифровом формате. Все вопросы решаются по запросу клиента, например, при необходимости обсуждается выделение помещения под собственную серверную.

• Система hot desking и удаленное бронирование мест через приложение — это уже must-have для гибридного формата работы? Какой опыт ее внедрения вы могли бы выделить и что она дает бизнесу помимо экономии площади?

После пандемии многие перешли на гибридный график, позволяющий периодически работать в офисе. Бизнесу «гибрид» позволяет сэкономить на пустующих площадях, сокращая тем самым операционные расходы.

Чтобы успешно внедрить модель, нужна простая и удобная система бронирования рабочих мест. Сотрудникам важно иметь возможность резервировать места заранее, например, за неделю, и делать это из дома, когда они точно знают, что приедут в офис. Мобильные приложения, такие как ASPACE App, позволяют забронировать место в один клик, что значительно упрощает процесс.

Однако, несмотря на растущую популярность hot desking, на своей практике мы видим, что подавляющее большинство все еще предпочитает фиксированные рабочие места. Из резидентов ASPACE немногие активно используют эту функцию. Если это и происходит, то обычно под нее выделяется лишь часть офиса.

О создании «офиса с душой», пост-пандемийных трендах и о том, что выгоднее в сегодняшних реалиях — собственный офис «с нуля» или готовое сервисное пространство — читайте в продолжении материала.