Эксперт рассказала, как сэкономить на покупке офиса: до 58% рабочих мест оказались лишними

Планируя переезд или покупку офиса, большинство компаний действует одинаково: берёт численность персонала, закладывает столько же рабочих мест и умножает на норматив метража. Однако такой расчёт расходится с тем, как офис используется в действительности: часть столов пустует даже в самые загруженные дни. ГК «Гранель» совместно с аналитиками стратегической лаборатории эффективных рабочих пространств «Формула Среды» провели замеры в офисах пяти компаний из четырёх отраслей — товаров повседневного спроса, фармацевтики, финансового сектора и профессиональных услуг. Их результаты привела руководитель направления аналитики коммерческой недвижимости ГК «Гранель» Дарья Петрова: разрыв между количеством оборудованных рабочих мест и реальной потребностью в них составил от 27% до 58%. Наибольшим он оказался в фармацевтической компании, где из 122 существующих мест по итогам замеров требуется только 51.

• «Каждое лишнее рабочее место — это не только стол и техника, но и метры, которые компания покупает, отделывает и затем содержит. Поэтому чем точнее посчитано количество мест, тем меньше бюджет. При этом резать площадь пропорционально числу лишних столов — ошибка: рабочие места оказались наименее загруженной частью офиса. В финансовой компании столы были заняты максимум на 39%, переговорные — на 64%, а кафе в пиковые часы заполнялось полностью. В профессиональных услугах рабочие места использовались не более чем на 48%, переговорные — на 91%, библиотека в отдельные периоды была занята на 100%. Часть освободившейся площади стоит вернуть в офис под переговорные и тихие комнаты, которых не хватает почти везде», — поясняет Петрова.

По её словам, завышенные расчёты объясняются двумя причинами. Первая — компании опираются на данные о посещаемости. Системы контроля доступа и сервисы бронирования показывают, сколько человек пришло в офис в конкретный день, но не показывают, где эти люди находились и чем занимались. Работодатель по умолчанию считает, что все они сидели за своими столами, хотя человек мог заехать на одну встречу или подписать документы. Прямые замеры тоже нужно читать сразу в двух величинах: доля столов, за которыми в момент наблюдения действительно кто-то сидит, и доля мест, закреплённых за сотрудниками и потому недоступных остальным, даже если те вышли на встречу. Разрыв между этими показателями в рассмотренных офисах составил от 8 до 23 процентных пунктов — то есть пустой в конкретную минуту стул далеко не всегда свободен.

Вторая причина — разный уровень мобильности команд. Мобильными считают сотрудников, которые проводят за своим рабочим местом меньше половины рабочего времени, регулярно уходя на внутренние и внешние встречи. В фармацевтической компании такими оказались 98% — то есть постоянно за столом работают лишь двое сотрудников из ста. Похожая картина в профессиональных услугах, а у производителей товаров повседневного спроса соотношение ближе к равному. Поэтому отраслевой ориентир по числу дней в офисе годится как первая гипотеза, но не как задание на проектирование. Две компании из одной отрасли показали совершенно разный результат: одной по итогам замеров хватило бы на 27% меньше рабочих мест, чем оборудовано сейчас, второй — почти вдвое меньше.

Бесконечно уменьшать число столов при этом нельзя. Когда сотрудник находится за рабочим местом, от 83 до 91 процента этого времени он занят сосредоточенной индивидуальной работой. Офис не превратился в площадку для переговоров: закреплённых мест действительно нужно меньше, но оставшиеся должны быть пригодны для концентрации — с нормальной акустикой, освещением и дистанцией между людьми.

Покупателю Петрова советует начинать не с численности штата, а с грамотной аналитики использования текущего помещения. Смотреть нужно сразу на несколько величин: сколько столов занято постоянно, где видны “признаки жизни” и сколько столов в целом закреплено за сотрудниками; на какой день и час приходится пик нагрузки; насколько загружены переговорные, тихие зоны и кафе; чем человек занят, когда всё-таки сидит за столом. Профиль загрузки строят по полной рабочей неделе — за один день пиковый показатель не увидеть. И уже от этих данных считают количество рабочих мест, а затем площадь и планировку.

Переплачивают не те компании, которые покупают много метров, а те, которые покупают их вслепую — и затем обнаруживают, что значительная часть рабочих мест пустует даже в самый загруженный день, а переговорную приходится бронировать за неделю вперёд.