Игорь Золотухин, генеральный директор сети коворкингов премиум класса F2: Гайд по коворкингам или поистине гибкие офисные пространства

В чем разница и какой тип пространства больше подходит именно вам – рассказывает команда F2, специально для читателей OFFICE NEWS.

Рынок офисных пространств расширяется, каждый год появляются новые форматы и названия.  Коворкинги, Сервисные офисы, built-to-suit, Share-офисы – далеко не все названия, которые вы сейчас встретите в СМИ.. Для того, чтобы сделать правильный выбор и разместить свою команду в наиболее комфортных условиях,команда OfficeFlex, управляющая сетью коворкингов F2, подготовила для вас специальный краткий гайд, который поможет разобраться в продуктах и услугах современных гибких офисных пространств..

Классический коворкинг/Сервисный офис

Коворкинг в широком смысле — это пространство для организации труда различных людей с разными типами занятости. Классический коворкинг за более чем 15 лет эволюционировал от подвального помещения для фрилансеров до престижного и удобного формата с массой преимуществ. Теперь это готовое офисное решение, сконструированное под нужды бизнеса, предлагающее гибкие условия застройки и использования пространства. Сегодня коворкинги это современные гибкие офисные пространства, предоставляющие услуги аренды рабочих мест, офисов, переговорных и конференц-залов. Там работает масса людей, делающих жизнь резидента комфортной со всех точек зрения. Инфраструктура современных коворкингов позволяет не выходить из офиса для того, чтобы поесть или позаниматься спортом. Свои услуги резидентам представляют ресепшн с секретарями, кофейни и столовые, вендинговые аппараты, кухни, спортивные залы, душевые, комнаты для мам, капсулы для отдыха и сна. Все зависит от фантазии и возможностей оператора.Поэтому, игроки рынка все чаще избегают слова “коворкинг” в свой адрес, поскольку для части обывателей этот термин ассоциируется с шумным опенспейсом, и предпочитают термин Сервисный офис. .

Преимущества 

1. Отсутствие капитальных затрат на офис, все операционные расходы включены в стоимость арендной платы
2. Офис в коворкинге сегодня как правило предлагает более качественную мебель, ремонт и инфраструктуру по сравнению с офисом, который вы можете взять в прямую аренду от собственника.
3. Резиденту доступны любые сроки аренды. Тарифные планы современных коворкингов  позволяют арендовать рабочее место на час, месяц и даже на несколько лет.
4. Бесплатное участие в мероприятиях коворкинга: от посещения курсов английского до участия в мастер-классах и вечеринках. .
5. Коворкинг может быть вашим юридическим адресом.
6. Нетворкинг.
7. Круглосуточный доступ и сервис.

Продукты и Услуги — от простого к сложному

Виртуальный офис

Этот тип гибкого рабочего пространства предоставляет служебный адрес, рабочий телефон и административную поддержку. Как правило, виртуальный офис подходит компании, если вся команда работает удаленно. Арендатор использует пространство только номинально, на административный адрес отправляют курьеров, его же компания может указывать в официальных документах.

Что входит?

• Возможность упоминать адрес в официальных документах
• Услуги ресепшн по приему корреспонденции
• Услуги по приему звонков и обработке рабочей почты
• В некоторых случаях в тариф включено использование переговорных комнат и бизнес-гостиных.

Плюсы

• Это один из самых недорогих офисных форматов

Минусы

• Вы не можете просто заехать в офис поработать. Если появится необходимость в рабочем месте, оно будет оплачиваться отдельно.
• Возможные юридические последствия от использования большим количеством компаний одного юрадреса.

Фиксированное рабочее место

Это место в open-space, которое закрепляется за одним арендатором.

Что в него входит?

• Место за столом
• Доступ в интернет
• Чай кофе
• Локер
• Пользование общими зонами
• Зачастую включено определенное количество часов в переговорных.

Плюсы

• Один из самых дешевых вариантов
• Подойдет небольшой команде
• Вы можете оставлять на этом месте свои вещи и рабочие материалы
• Нетворкинг – можете знакомится с потенциальными клиентами, работодателями

Минусы

• Все неудобства, которые могут доставлять соседи: шум, запах еды, парфюмов и так далее
• Фиксированное рабочее место дороже, чем не фиксированное

Не фиксированное рабочее место

Это тоже место за рабочим столом в open-space, но оно может меняться каждый день, если кто-то придет раньше и займет стол, за которым вы сидели накануне.

Что входит?

• Место за столом или в деловой гостиной за диваном
• Доступ в интернет
• Пользование общими зонами
• Чай, кофе и все услуги коворкинга

Плюсы:

• Этот формат дешевле фиксированного места
• Доступен нетворкинг

Минусы

• В течение недели вы можете побывать во всех уголках офисного пространства
• Если вы попытаетесь посадить команду за одним столом, вам может просто не хватить мест
• Шумные соседи и другие прелести open-space
• Использование локера и переговорных комнат может оплачивается отдельно

 Услуга Абонемент

Сегодня в коворкингах индивидуальным арендаторам доступны абонементы. Они дают доступ в коворкинг на определенное количество часов или часов. По одному абонементу вы можете посещать несколько локаций коворкинга одной сети, пока предоплаченные часы не кончатся. Удобно для индивидуалов и небольших команд, тем, кто приезжает в офис только по необходимости и не может прогнозировать свой рабочий график.

Сервисный офис

Этот вариант может варьироваться от кабинета на одного человека до зонированного пространства для целой команды. Офисные блоки могут закладываться при изначальной планировке офисного пространства,, а дополнительные перегородки  могут быть возведены по запросу, как сделано в F2..

При необходимости оператор может предоставить арендатору организацию собственных инфраструктурных и технических помещений (переговорные, ресепшен, кухня, деловая гостиная, серверная и др) внутри офисного блока, проведение собственных коммуникаций, но такой офис предполагает заключение договора аренды на срок от 1 года и рассчитан на размещение команд численностью от 50 человек. Помещения также могут быть забрендированы в цвета клиента. На рынке существуют коворкинг операторы, которые специализируются только на предоставлении больших  самодостаточных офисных блоков, и конечно, в своей рекламе используют исключительно термин Сервисные офисы. Хотя сейчас все больше площадок коворкингов предлагают смешанные форматы своим клиентам. У них можно арендовать как рабочее место, так и офис на команду, изолировать, кастомизировать и забрендировать свои помещения.Можно заказать и дополнительные услуги, такие как кофе-леди, дополнительная уборка и др.

Что входит?

• Изолированное пространство с необходимым количеством рабочих мест
• Доступ в интернет и все услуги коворкинга
• Оператор коворкинга может также адаптировать пространство под арендатора (от мелких ремонтных работ до перепланировки)
• Оператор коворкинга может забрендировать пространство под арендатора.
• В стоимость аренды включено использование общих зон и переговорных комнат

Плюсы

• В пространстве можете находиться только вы и/или ваша команда
• Вы можете хранить свои вещи и рабочие материалы в офисном пространстве
• Вы можете разместить собственную технику.
• Пространство может иметь собственный кофе-поинт, зону переговоров и зону отдыха
• Возможность зарегистрировать юридический адрес
• Офис может быть полностью адаптирован под вашу компанию и бизнес-процессы

Минусы

• Некоторые считают, что такая форма аренды дороже классической. Но если посчитать возможные затраты компании на ремонт, мебель и оснащение и преимущества коворкингов в части предоставляемых услуг, а также время, которое будет потрачено на все это, то такой минус скорее станет плюсом.

Услуга Офис-хаб

Пандемия отправила на удаленку большое количество сотрудников, и многие компании приняли решение оставить часть сотрудников работать из дома. Но несмотря на это у руководителей остался запрос на периодические офлайн-встречи, брейнстормы и совещания. Офис-хаб позволяет закрыть этот запрос: в этом формате  компания снимает офис, исходя не из фактического количества сотрудников, а только тех, кто чаще бывает в офисе. Удаленщики приходят на встречи по дополнительным картам, которые предоставляет оператор коворкинга. Они работают на нефиксированных рабочих местах, встречаются в деловых гостиных, переговорных и конференц-залах. При этом сотрудники могут работать в разных локациях коворкинг-оператора. 

Built-to-suit

На сегодняшний день это одно из самых популярных решений для крупных компаний, которые вместо прямой аренды или аренды офиса в коворкинге хотят построить офис под себя, с учетом своей специфики, бизнес процессов, безопасности. В этом варианте офисное пространство подбирается (или адаптируется существующее) и застраивается под конкретный запрос арендатора. Оператор подбирает пространство, за свой счет делает дизайн-проект по индивидуальному плану, проводит ремонтные работы, осуществляет меблировку и техническое наполнение офиса, а также берет на себя последующее управление площадкой и ее обслуживание.

Что входит?

• Подбор офисного пространства
• Строительство,оснащение и кастомизация офисного пространства под запрос арендатора
• Управление площадкой от клининга до наполнения кофемашин

Плюсы

• Клиент не платит основную часть капитальных затрат: проектирование, ремонт, мебель и оборудование.
• Команда может начать работать в новом офисе в первый же день после заезда
• Клиент начинает платить за аренду (или услуги) только после того, как офис построен.
• Офис полностью отвечает потребностям компании.
• Планировочные и ремонтные работы, меблировка и оснащение уже включены в стоимость аренды
• Нет сопутствующих трат, характерных для операционной деятельности прямой аренды (плата за свет и другие коммунальные услуги, а также за текущие ремонтные работы и техническую поддержку)
• Компания-оператор закрывает все вопросы взаимоотношений с собственником помещений.

Минусы

• Этот вариант подходит в большей степени средним и большим компаниям, т.к. коворкинг-операторы предлагающие свои услуги , берутся за такие проекты, как правило, от 1500 м2. Это связано с условиями длительной аренды и тем, что если компания съедет, данная площадка должна продолжить работу и принять новых резидентов (при условии, что это не собственный офис компании).
• Длительный неразрывный срок аренды
• Цена может быть, чем аренда сервисного офиса, но это зависит от запросов клиента по застройке офисного пространства и его оснащения.

Share-офис

Этот формат подразумевает суб-аренду, когда одна компания сдает свои свободные оборудованные помещения другим командам или отдает их в управление коворкинг-оператору.. Этот формат помогает сэкономить средства, если у компании есть лишние рабочие места и нет возможности договориться с арендодателем и изменить условия действующего договора.Проблема здесь в том, что многие компании пытаются сделать коворкинг из своих площадей своими силами, а не привлекают профессионального коворкинг-оператора. Поэтому зачастую не могут организовать процесс управления таким пространством, т.к. нет ресурсов и компетенций. Поэтому блин может получиться комом и в итоге получается скатываются в к обычной субаренде. Клиентам, которые хотят воспользоваться преимуществами коворкинга, лучше заранее поинтересоваться, кто будет им обеспечивать сервисное управление.

Что входит?

• Рабочие места
• Использование переговорных, кухни, офисной техники, если такие есть

Плюсы

• Те же, что и у коворкингов при должном подходе к организации и управлении такой площадкой..

Минусы

• Основной минус это срок аренды и условия при котором арендодатель может попросить быстро освободить помещение.
• Как правило, нет возможности кастомизировать и забрендировать офис в своих цветах.
• Как правило, отсутствует возможность перепланировок и кастомизации пространства.
• Зачастую отсутствие профессионального управления таким пространством.

Современный рынок гибких офисных пространств предлагает оптимальные варианты для всех видов команд: как многочисленных, которым нужно постоянное присутствие в офисе, так и удаленных. Гибкость доступных решений проявляется во всем: от дневной аренды до постройки офиса своей мечты. Коворкинг-операторы быстро адаптируются к реалиям рынка и предлагают клиентам все возможные форматы и продукты , как и сеть F2. На реализованных ими площадках есть и опенспейсы, и офисные блоки, и built-to-suit. Все это, вкупе с отличным сервисом, грамотными планировками, премиальной отделкой и мебелью, услугой офис-хаб — позволило им еще на стадии строительства заполнить свои локации на 100%.