Современный офис для эффективной работы: из чего состоит и как его создать — продолжаем разговор с Иваном Гуськовым, ASPACE

Продолжаем разговор с Иваном Гуськовым, генеральным директором и основателем сети сервисных офисов ASPACE, на что обратить внимание при создании продуктивной среды в офисе и какие решения позволяют избежать частых ошибок.

Владельцы недвижимости и девелоперы часто сталкиваются с запросом на «офис с душой». Какую роль играют дизайн, природные элементы и внимание к деталям — от микроклимата до ассортимента кофе — в создании такой атмосферы?

Современные офисы должны вызывать «вау-эффект». Стильный минимализм, разнообразие зон — от уютных уголков для отдыха до комфортных рабочих мест. Важно не только зонирование, но и сама эргономика пространства. Например, мягкие зоны лучше располагать не просто посреди офиса, а рядом с кухней или выходом. Так сотрудники смогут расслабиться с чашкой кофе после обеда, сидя в мягком кресле, а не на жестком стуле.

Важный момент: рабочее пространство должно освещаться цветовой температурой, максимально близкой к естественному свету — примерно 4000 — 4500 К. Если свет слишком желтый (3000 K), работоспособность падает до 90%. Поэтому в офисах ASPACE мы используем LED-подсветку, которая максимально приближена к солнечному свету и снижает усталость глаз. Большие окна и световые люки обеспечивают максимальный уровень инсоляции, что способствует хорошему общему самочувствию и позитивному настрою.

Положительный user experience достигается в том числе через продуманные детали. Это наличие расходников, воды, ассортимента чая и кофе, полная комплектация кухонь и удобство обеденных зон, локеры для вещей. Даже такие мелочи, как кофемашина в комнате отдыха или растения на подоконнике, делают пространство живее.

Что касается зелени, то, например, в наших офисах, это обязательный элемент. Исследования Университета Эксетера показывают, что наличие зелени в офисе может повысить продуктивность сотрудников на 15% и способствует снижению уровня стресса. Мы используем кашпо с цветами и комнатными растениями между рядами рабочих мест, в лаунджах и переговорных.

Наличие дополнительных сервисов, таких как кофе-бар или организация перекусов, делает офисное пространство еще более привлекательным. Значительно упрощает жизнь сотрудникам и мобильное приложение, где можно за минуту решить любой административный вопрос: заказать пропуск, забронировать переговорную, рабочее или парковочное место, позвать офис-менеджера, техника, клинера и просто узнать новости площадки на портале для клиентов и партнеров.

И главный вопрос, который волнует многих: что в конечном итоге выгоднее — капитальные вложения в организацию собственного офиса «с нуля» с учетом всех этих нюансов или выбор готового сервисного пространства, где о большинстве задач уже позаботились?

При выборе между капитальными вложениями в собственный офис и арендой сервисного пространства важно учитывать потребности компании, её планы и готовность управлять рисками. Это похоже на выбор между покупкой дорогого автомобиля и его арендой, чтобы избежать забот о техническом обслуживании.

Самостоятельное планирование и реализация отделки офиса — сложный процесс, требующий тщательной подготовки и координации. Создание нового офиса с нуля может занять более года. Представьте, что вы нашли идеальное помещение в качественном бизнес-центре с отличной локацией, соответствующее всем вашим требованиям. Однако здесь начинается самое интересное: вам предстоит сделать ремонт по разумной цене, что в условиях нестабильной экономики становится непростой задачей, полной подводных камней.

Часто возникает необходимость нанять квалифицированного  in-house специалиста для управления процессами. Затем нужно провести тендер для выбора подрядчиков, которые займутся проектированием, строительством и оснащением помещений. Вам придется самостоятельно подбирать и нанимать всех сотрудников, начиная от руководителя проекта и его заместителей до инженеров и специалистов сметно-договорного отдела.

На этапе составления смет вы столкнетесь с главной проблемой — подорожанием стройматериалов. Согласно исследованию IBC Real Estate и RITM Project, с 2021 года по первое полугодие 2025 года стоимость отделки в среднем возросла на 60%. К концу текущего года ожидается более умеренное повышение стоимости отделки, но цены продолжат расти. Также за последние годы расценки на fit-out услуги увеличились в среднем на 20%.

Другими проблемами становятся нехватка материалов и задержки поставок. Офисы, адаптированные под гибкий формат работы, используют импортные материалы и высококачественное оборудование: IT-оборудование, мультимедийные системы, «умную начинку» — приборы и системы учета газа, электроэнергии, воды и тепла, устройства для автоматизации и защиты объектов, систем безопасности и СКУД. Хотя крупные дистрибьюторы наладили цепочки поставок, сложная логистика приводит к увеличению сроков поставок. Иногда ожидание необходимого оборудования затягивается на несколько месяцев.

Неопределенные сроки выполнения работ могут отсрочить получение прибыли, и проект станет для компании значительно более затратным, чем аренда сервисного офиса, где оператор берет на себя финансовые риски. В результате на горизонте пяти лет затраты на аренду и организацию собственного офиса могут оказаться сопоставимыми. А если стоимость не отличается, возникает вопрос: зачем тратить время и ресурсы?

Если же мы говорим о долгосрочной перспективе, то создание офиса под себя может привести к экономии и стать хорошим финансовым активом. Однако стоит помнить, что через пять лет бизнес-задачи арендатора могут измениться. В этом случае ему придется либо переехать в новый офис, либо адаптировать существующий под новые требования. Гибкие офисы выигрывают и в этой ситуации, так как позволяют быстро реагировать на изменения: при росте можно арендовать дополнительные площади, а при сокращении — избежать переплат за неиспользуемые метры. В итоге для среднего (а часто и для крупного) бизнеса часто будет выгоднее переложить задачи по созданию офиса на плечи оператора, выбрав гибкое пространство, где всё уже готово.

Поговорим о трендах пост-пандемийной эпохи. Какие новые запросы от арендаторов вы заметили за последние год-два? Например, связанные с здоровьем сотрудников или еще большей гибкостью?

Можно сказать, что постпандемийная эпоха — это новый виток в жизни офисов. Люди стали более осознанными: теперь они хотят иметь не просто квадратные метры, а пространство, которое будет подстраиваться под их нужды. Это как с покупкой одежды: она должна не только выглядеть красиво, но и быть удобной. Неопределенность будущего, с которой мы все столкнулись, также наложила свой отпечаток: арендаторы все чаще избегают долгосрочных обязательств и выбирают короткие договоры с гибкими сроками и условиями.

Более детальной стала и кастомизация услуг. Раньше в договоре прописывался базовый пакет услуг, сейчас многие компании просят адаптировать сервис конкретно под них. Например, организовать собственную серверную в офисе, для которой нужно обеспечить бесперебойное питание, климатические условия, каналы связи, безопасность.

В целом можно отметить, что в новых офисах стало больше эргономики и функциональности пространства, улучшилось качество отделки, появились электронные локеры для гибридной работы. Арендаторы обращают внимание на детали: качество клининга, наличие расходных материалов и, конечно, IT-инфраструктуру. Все это создает ту самую атмосферу комфорта, которая так важна в постпандемийной реальности.

На первый план вышла и забота о здоровье людей: хорошая вентиляция, достаточный уровень освещения и влажности, возможность для физической активности — все это помогает создать здоровую рабочую среду. В конце концов, счастливые сотрудники — это продуктивные сотрудники, а кто бы не хотел, чтобы его команда работала на максимуме.

Таким образом, гибкость, функциональность и комфорт стали основными запросами, которые определяют сегодняшний рынок аренды. И это не просто тренды — это философия нового рабочего пространства.