На смену обычному офису приходит виртуальный

Ряд российских и зарубежных бизнес-центров, помимо сдачи офисов в аренду, предлагают сопутствующую услугу, виртуальный офис, сообщает пресс-служба  компании Regus. В Москве порядка 60 бизнес-центров, предоставляют такую услугу, в Санкт- Петербурге их около 30. По прогнозам Regus, число виртуальных офисов растет на 20% ежегодно.  

«Виртуальный офис» создает иллюзию физического присутствия компании в данном бизнес- центре: клиенту дается бизнес адрес (зачастую престижный, по которому находятся крупные компании), сотрудники бизнес-центра обрабатывают корреспонденцию и пересылают ее клиенту, чаще всего по месту его фактического нахождения. Можно собрать такой офис как конструктор, прибавив к бизнес адресу услугу приема звонков, забронировав место для сервера, снимать в краткосрочную аренду нужные помещения. При этом физически команда находится в другой локации, но данный факт если не скрывается, то и не афишируется.  

При обслуживании входящих звонков, профессиональный секретарь (с поддержкой на английском языке) отвечает по заданному скрипту, при необходимости он переводит звонок на мобильные, городские и skype-номера. Если заказчик услуг хочет встретиться с подрядчиком на его территории, то за дополнительную плату можно взять в аренду переговорную.  

«В первую очередь, услуга виртуального офиса востребована среди компаний, которые стремятся выйти на новые рынки или работать в нескольких регионах сразу, — рассказывает Ирина Баева, управляющий директор компании Regus в России. —  Помимо прочих факторов, часто компанию оценивают по ее местоположению. Поэтому, арендуя виртуальный офис, клиент получает престижный адрес там, где ему необходимо, а также административную поддержку, создав имидж местной компании, Кроме того, эта услуга удобна для компаний, у которых нет необходимости содержать своего секретаря. Например, ИП, которому надо солидно выглядеть в глазах контрагентов. Особенно важен виртуальный офис для выхода на зарубежный рынок».  

Другой случай – это группа единомышленников, территориально работающих в разных локациях, постоянно в разъездах и работой «в полях». Виртуальный офис также может стать первым шагом к выходу на реальный рынок, если команда фрилансеров решает создать компанию. Стоимость аренды виртуального офиса начинается от 2000 рублей в месяц в России. К примеру, в Германии, США или других странах услуга бизнес-адреса стоит от 37 долларов.  

Есть еще вариант, когда офис пустует большую часть времени и большинство сотрудников выступает за гибкий график работы и офис. По статистике агентств недвижимости, все больше фрилансеров предпочитают работать за городом и не приезжать в офис в Москву.

Сотрудники, работая на «удаленке», имеют больше свободного времени за счет логистики, происходит достижение оптимального баланса между работой и семьей. Также люди реже болеют, так как сотрудникам не потребуется больше добираться до офиса, и обратно, они будут меньше подхватить инфекций в транспорте или на работе. Не говоря о затратах — нет вложений в аренду и содержание офиса.  

При этом есть серьезные недостатки виртуального офиса, по сравнению с обычным. Это низкая работоспособность, не все сотрудники смогут грамотно распределить время и сконцентрироваться на своей работе и продемонстрировать высокие показатели продуктивности. Также в квартире может отсутствовать рабочее место.  

Также для эффективной многим требуется коллектив, офисная энергетика, чтобы запустить мыслительные процессы, встроиться в рабочий ритм. Для офисного сотрудника дом – это место расслабления, а не сосредоточения. Еще один недостаток — виртуальный офис не может быть местом официальной регистрации компании, так как аренды фактически не происходит.  

Несмотря на данные недостатки, «виртуальный офис» все же является недооцененной услугой и спрос на него, как и на гибкие рабочие решения, будет только расти. Все больше компаний позволяют сотрудникам работать где им удобно: дома, в коворкинге или в офисе. Главное при такой работе – выполнение и ли даже перевыполнение KPI. Что бывает нередко, так как сотрудники, работающие в таком режиме, лояльны работодателю.  

Виртуальный офис для виртуального бизнеса

Мнение: Александр Табачков, It разработчик

«Сначала я работал наемным сотрудником, затем создал ИП. Работаю дома, у меня отдельный кабинет и никто мне не мешает. Иногда встречи с клиентами я провожу в офисах или переговорных Regus, мне это удобно, так как другие бизнес-центры не дадут снять помещение на сутки или на несколько часов. В кафе не всегда удобно работать, так как требуется надежный и быстрый интернет, а шум может мешать общению.

Особенность моей работы заключается в том, что большинство заказчиков находятся в Москве, а я живу в Санкт-Петербурге, поэтому организовать встречу с клиентами было непростым занятием. Regus мне помог тем, что их центры находятся в обоих городах, и я могу пользоваться любым из их 17 бизнес-центров.

Также в Regus я пользуюсь услугой «Виртуальный офис», так как несолидно указывать домашний адрес для корреспонденции, а деловая бумажная переписка, к сожалению, достаточно интенсивна, несмотря на «виртуальность» моего бизнеса.  

О компании Regus

Компания Regus является мировым лидером в области решений по гибкой организации рабочего пространства, располагая сетью из 3000 бизнес-центров в более чем 1000 городов и 100 стран и обслуживая 2,3 млн клиентов. В России Regus работает с 1998 года и насчитывает 16 бизнес-центров в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Челябинске.

Предлагая широкий выбор офисных форматов, а также развивая услуги мобильных и виртуальных офисов и временных помещений для работы, мы помогаем людям и компаниям оптимально организовать свой рабочий процесс по приемлемой для них цене.

Среди клиентов Regus как успешные предприниматели и стартапы, так и корпорации с многомиллиардными оборотами.