Сложности управления: с чем сталкивается собственник офисных помещений

За 3 года взаимодействия с собственниками офисных площадей мы в ASPACE увидели, что у всех возникают одни и те же трудности. Главная состоит в том, что арендаторы хотят получить не просто помещение, а готовый продукт, включающий все процессы по обустройству, ремонту и содержанию пространства, а также полноценный сервис.

Комплексность такого подхода оказалась актуальна и для собственников. Им удобно передавать площади оператору именно в полное управление, куда входят как арендные отношения (Property Management), так и эксплуатация (Facility Management). О том, как принцип одного окна помогает собственникам решать проблемы при сдаче объектов в аренду, рассказал Иван Гуськов, основатель и генеральный директор ASPACE.

Бизнесу не нужны помещения в «бетоне»

Сегодня инвестировать в офисную недвижимость гораздо выгоднее, чем в жилые объекты. При покупке и сдаче в аренду офиса девелоперы обещают доходность выше уровня инфляции — от 10%. Но купить помещение — это еще не всё. Нужно адаптировать его под требования бизнеса, чтобы объект был рентабельным и не простаивал.

При этом сами компании сейчас не стремятся инвестировать в CapEx. Они либо ищут готовые к въезду помещения, либо согласны заплатить больше, но переложить ремонт на плечи собственника. В результате трендом последних лет стала сдача в аренду офисов с отделкой, а реализовать площади в формате shell&сore — крайне проблематично.

Проблема 1. Сложности с поиском арендатора

Управление сдачей в аренду — дело непростое, для которого нужны квалифицированная команда, качественный продукт и выстроенные бизнес-процессы. Обычно сделать это без помощи брокеров не получается. Другой удобный вариант — привлечь оператора сервисных офисов.

Схема работает так: собственник сдает площади оператору в долгосрочную аренду (обычно на 8-10 лет), а тот создает востребованное рабочее пространство, находит арендатора, согласует условия договора и берет на себя дальнейшую коммуникацию. В идеале его деятельность охватывает все этапы: от ремонта и отделки до обслуживания и решения бытовых вопросов с резидентами. Но таким оператором может быть только компания полного цикла. Именно к этому мы и пришли за годы нашей деятельности. Результатом стала закономерная трансформация в оператора полного цикла ASPACE.

Проблема 2. Сложности с ремонтом

На этапе ремонта собственник обычно сталкивается с рядом трудностей:

Во-первых, это взлетевшие за последние 2-3 года цены на стройматериалы и оборудование. По подсчетам аналитиков Nikoliers, в 2024 году стоимость офисного fit-out, включающего внутреннюю отделку и инженерное оснащение, выросла на 18% и составила в среднем 134 265 руб./кв. м. На своей практике мы также сталкиваемся с ростом цен на большинство позиций на 20-30%. Причем речь идет как о импортных, так и о российских товарах. Это обусловлено ажиотажем в спросе, сложной логистикой, а для отечественных брендов — элементарной нехваткой производительной мощности на заводах и зарубежных комплектующих для оборудования.

Во-вторых, сложности с поиском и наймом подрядчиков. Услуги компаний по проектированию, строительным и отделочным работам сейчас подорожали примерно на 20%. Кроме того, в последние годы на рынке появилось много новых игроков, и, к сожалению, не все из них добросовестные. Поэтому при выборе исполнителя лучше опираться на реальные отзывы клиентов и пул выполненных проектов.

В-третьих, появляется риск затянуть сроки. В ходе работ собственнику приходится многое согласовывать с арендатором: от интерьерных решений и сметы до ведомости материалов и процесса закупки. Это особенно сложно, если ни у собственника, ни у арендатора нет своей строительной экспертизы и выверенных годами стандартов. Масла в огонь подливают задержки поставок на месяц-другой, которые встречаются повсеместно.

Решение: передать ремонт в руки опытных специалистов

Если оператор — компания полного цикла, у него будет собственное fit-out направление, чтобы отвечать за ремонт на объектах. Например, ASPACE в 2023 году открыла строительный департамент, в ведении которого находятся архитектурное проектирование и проектирование инженерных систем в наших офисах. Специалисты привлекают архитекторов для разработки планировочных решений, дизайн-проекта и рабочей документации, ставят ТЗ, вносят правки и принимают итоговый проект. Например, важно проследить, чтобы рабочая документация разрабатывалась строго по каждому разделу. Иначе можно перепутать этапы ремонтных работ или по ошибке наложить друг на друга разные системы — например, устройство для кондиционирования воздуха и противопожарный спринклерный ороситель. Также в обязанности департамента входят найм подрядчиков и контроль строительных работ.

Контролировать необходимо и прозрачность закупки: ассортимент и стоимость приобретаемых материалов и оборудования. Если требуется замена позиций, проводить ее нужно по форме MAF — так подрядчик подберет альтернативу, максимально соответствующую по техническим параметрам, и качество проекта не пострадает.

Как правило, у оператора уже имеется свой пул выполненных проектов, а также база проверенных поставщиков. К примеру, мы за год приступили к работам сразу на 4 площадках сети: в «Империи», «Новосущёвском», «Технопарке» и на флагманском объекте — «Никольской». Накопленный опыт дает гарантию, что сметы и сроки будут соблюдены.

Проблема 3. Сложности с управлением площадкой

Помещение, куда въезжает новый арендатор, должно иметь все необходимое оснащение: оргтехнику, расходные материалы, оборудованную кухню, кулеры, кофепоинт и т.д. Также арендатор ожидает, что собственник обеспечит facility-management, который включает эксплуатацию и техобслуживание, услуги клининга, ресепшена и охраны, ремонт помещений, инженерии и прочее.

Все важнее для многих компаний становится и кастомизация услуг. Например, одним требуется  провести дополнительные энергомощности для отдельной серверной, другим — добавить переговорную и машиноместа, третьим — установить в офисе банкомат или душевую.

Решение: обеспечить управление методом одного окна

Сервис — это один из ключевых элементов гибких офисов, поэтому оператор предоставляет полноценное управление. В него входят техобслуживание, поддержка здания и его инженерных систем в отличном состоянии, эксплуатация и обслуживание самих помещений.

Также в арендную ставку уже включен сервис: от коммунальных услуг, ресепшна и клининга до расходников и последнего цветка на рабочем столе. Это выгодно для арендаторов: таким образом они сокращают не только капитальные расходы (CapEx), но и операционные (OpEx). Сам набор услуг очень гибкий и адаптируется под запросы бизнеса — это характерный тренд последних лет.

Почему всё-таки «полный цикл»

Именно будучи компанией полного цикла, оператор сервисных офисов может быть максимально полезен как собственнику, так и арендатору. Он берет на себя сразу 3 функции. Выступает в роли строителя — выполняет ремонт от разработки концепции до финишной отделки, брокера — находит подходящего арендатора и заключает с ним договор, и управленца — управляет площадями «от» и «до».

При такой схеме арендатор получает полностью готовый офис без головной боли, с гибким договором и сервисом «одного окна». А собственник — пассивный доход, готовое бизнес-решение по управлению объектом и гарантию стопроцентного заполнения своих площадей.