Как правильно составить договор аренды офиса — Основные понятия и термины

Как правильно составить договор аренды офиса. Что следует включить и чего лучше избежать в подготовке проекта договора нежилого помещения. В долгосрочном, да и краткосрочном договоре, может встречаться раздел «ТЕРМИНЫ ДОГОВОРА» или «ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ТОЛКОВАНИЯ» — Как правило, в договоре аренды офисного помещения, стороны перед 1-м разделом указывают основные термины и понятия по договору, указывая на порядок написания, например с Заглавной буквы, ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ, Жирным, и даже Курсивом. 

Соответствующее написание в тексте договора того или иного слова, относит его к терминам договора аренды, однозначное трактование которых и обеспечивается разделом «Определения и Толкования». Какие же бывают термины в договорах аренды офисных помещений, перечислим основные:

Акт приема-передачи помещения (Акт приема-передачи) – акт приема-передачи помещения от арендодателя арендатору, подписываемый сторонами, если помещение соответствует договору, не позднее установленной договором даты, и подтверждающий передачу арендодателем и прием арендатором помещения на условиях договора аренды офисного помещения во временное владение и пользование (долгосрочную или краткосрочную аренду), составленный по форме, в строгом соответствии с образцом, который, в свою очередь, является приложением к договору аренды и считается его неотъемлемой частью.

Акт возврата помещения (Акт возврата, акт сдачи помещения) – акт приема-передачи помещения от арендатора арендодателю, подтверждающий факт возврата помещения арендатором арендодателю, по истечении или при досрочном прекращении действия или расторжении сторонами договора аренды.

Арендная плата – ежемесячный платеж, который арендатор по условиям договора обязуется выплачивать арендодателю за аренду помещения. Арендная плата за офисные помещения в г. Москве исчисляется в подавляющем большинстве случаев в рублях за квадратный метр в год или же в условных единицах эквивалентных доллару США или Евро. Арендная плата может быть указана с НДС или без, это зависит от системы налогообложения Арендодателя. Плата за аренду офисных помещений может включать в себя также эксплуатационные расходы, реже коммунальные платежи, еще реже оплату потребляемой электроэнергии и почти никогда стоимость аренды машиномест. В случаях, когда арендная плата не включает в себя никаких расходов кроме непосредственной стоимости аренды, можно сказать что речь идет о базовой ставке аренды (очень распространенный термин в аренде коммерческой недвижимости). В помещениях класса «А», в особенности с привлечением к консультированию брокеров из мультинациональных компаний большой пятерки, ставка аренды формулируется в виде «трипл нет» — в переводе с английского трижды чистая (нетто) аренда «Triple Net» означает именно базовую арендную ставку за пользование офисной недвижимостью, не включающую в себя эксплуатационные и коммунальные расходы, а также НДС. Естественно, никуда эти расходы не уходят, они просто оплачиваются отдельными договорами, а НДС начисляется сверху на базовую ставку аренды офисного помещения.

Обеспечительный платеж (Депозит арендной платы, Депозитный платеж, Страховой депозит) – сумма денежных средств в размере нескольких месяцев совокупной арендной платы за помещение, является инструментом обеспечения надлежащего исполнения обязательств арендатора по договору аренды. Размеры депозита арендной платы составляют как правило 1-2 месяца по короткому (краткосрочному) договору аренды сроком на 11 месяцев и 2-4 месяца по долгосрочному договору аренды, заключаемому на срок более 1 года (как правило 3-5 лет), подлежащему государственной регистрации в порядке предусмотренном действующим законодательством.

Договор аренды офисного помещения – договор аренды офиса, включая любые приложения к нему, а также любые соглашения о внесении изменений или дополнений в договор, при наличии таковых. Сроком на 11 месяцев, составленный в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Сроком на 1 год и более — в трех экземплярах по одному для каждой из сторон и один для государственной регистрации. Государственная регистрация договора аренды проходит в соответствии с требованиями ст. 651 ГК РФ.

Здание — Офисное здание, часть Комплекса или обособленное строение, расположенное по определенному адресу, имеющее класс, этажность, общую площадь и арендопригодную площадь. Инженерные сети – системы, обеспечивающие жизнедеятельность офисного комплекса и находящихся в нем помещений, включая системы электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения и водоотведения, вентиляции и кондиционирования воздуха, наружного освещения, канализации, охранной и пожарной безопасности, бесперебойного аварийного электроснабжения, телекоммуникационные системы, которые в свою очередь включают оборудование и конструкции.

Комплекс (Офисный комплекс) – комплекс зданий (строений), расположенных на обособленной территории, включающий подземный паркинг и (или) крытую и или (открытую) наземную автостоянку, расположенный по уникальному адресу, принадлежащий арендодателю по праву собственности, (возникшему в том числе включая, но не ограничиваясь: на основании договора купли-продажи здания (помещения) или на основании совокупности договоров о предоставлении участка в пользование на условиях аренды, инвестиционного контракта (договора) с реестровым номером), дополнительных соглашений, являющихся неотъемлемыми частями договоров, разрешения на ввод объекта в эксплуатацию, выданного Комитетом государственного строительного надзора города Москвы (Мосгосстройнадзор), акта о результатах реализации инвестиционного проекта согласно Инвестиционному контракту и, в любом случае, свидетельством о государственной регистрации права собственности (о котором в едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним сделана запись регистрации за уникальным номером, с уникальным кадастровым номером).

Места общего пользования – помещения в здании и комплексе, предназначенные для общего пользования более чем одним арендатором и посетителями офисного здания. В места общего пользования почти всегда входят: лестничные клетки, лестничные марши, коридоры, санузлы, если они расположены в местах совместного использования, возможные крытые переходы при их наличии, погрузочные площадки, помещения автостоянки, лифты и шахты лифтов, пожарные лестницы, площадки пожарных лестниц и эвакуационные выходы, холлы, вестибюли, галереи и прочие помещения подобного общественного назначения.

Начальная дата договора аренды – дата подписания акта приема-передачи офисного помещения.

Неотделимые улучшения – результат работ арендатора, возникающий при отделке или перепланировке помещения, а также любых иных произведенных арендатором мероприятий, связанных с улучшением помещения и неотделимый без вреда для помещения.

Оборудование – инженерное оборудование, приборы, аппараты, техника, устанавливаемые и применяемые для нормального функционирования инженерных сетей здания.

Обстоятельства непреодолимой силы (Чрезвычайные обстоятельства, Непреодолимая сила, Форс-мажор) – чрезвычайные, непредвиденные и непредотвратимые при обычных условиях ведения хозяйственной деятельности обстоятельства, в том числе военные действия, введение чрезвычайного положения, террористический акт и его последствия, введение правительственных запретов на совершение определённых действий и (или) осуществление определённых видов деятельности,  а также стихийные бедствия, такие как наводнение, ураган, землетрясение и прочие подобные события, включая вызванные ими последствия.

Отходы арендатора – разного рода упаковочные материалы, предметы тары, мусор, макулатура, полиэтилен, бытовые отходы, и иные отходы, образующиеся в результате деятельности арендатора и использования помещения.

Офисное помещение это нежилое помещение в здании, комплексе, бизнес-центре или ином строении, имеющее свободное или офисное целевое назначение, передаваемое арендодателем арендатору в соответствии с условиями договора аренды или договора о совместной деятельности (альтернатива договору аренды, при которой стороны договариваются одна о предоставлении помещения, а вторая о его целевом использовании в счет оплаты частью выручки или прибыли от осуществляемой деятельности, процент которой определяется условиями договора совместной деятельности).

Плата за аренду помещения – часть арендной платы, оплачиваемая арендатором за аренду помещения, рассчитывается путем умножения арендной ставки на площадь арендуемого помещения, может включать в себя также другие расходы, в зависимости от условий договора аренды.

Плата за коммунальные услуги – стоимость коммунальных услуг в офисном помещении, отдельно перевыставляемая арендодателем и подлежащая оплате арендатором. По сути это сумма денежных средств за фактически потребленные арендатором коммунальные услуги в оплачиваемый период, услуги (электроэнергия, водоснабжение и водоотведение), на основании данных индивидуально установленных в помещении счетчиков, а при отсутствии таковых рассчитываемая по предварительному соглашению сторон.

Посетители арендатора – лица, имеющие доступ в здание на основании временного пропуска, выданного арендодателем или его представителями, а также посетители, доступ которых в помещения осуществляется по согласованию с арендодателем в пропускном режиме, свободной форме или условно-свободной форме.

Правила здания (правила арендатора, правила пользования зданием) – документ, определяющий правила пользования зданием и комплексом для всех арендаторов и третьих лиц, подлежащий неукоснительному соблюдению, в соответствии с условиями договора.

Работники арендатора – лица, имеющие доступ в здание на основании постоянного пропуска, выданного арендодателем и его представителями.

Работы арендатора – любые работы в помещении, проводимые арендатором от своего имени и за свой счет, а также любые работы по улучшению помещения. Работы арендатора не включают в себя сборку и расстановку мебели или офисного оборудования.

Рабочие часы – время работы офисного здания и время возможного доступа арендатора и его посетителей в помещения. В большинстве бизнес-центров в Москве рабочее время это 24 часа, включая выходные и праздничные дни, однако есть различные исключения. Разрешенное использование – целевое назначение, по договору аренды в нашем случае это скорее всего именно использование в качестве нежилого офисного помещения.

Согласование – разрешение одной стороны на совершение другой стороной каких-либо действий, предоставляемое в письменной форме в течение установленного периода времени в ответ на письменную инициативу противоположной стороны.

Состояние офисного помещения – фактическое состояния помещения на дату подписания акта приема-передачи. Есть несколько типовых состояний помещений, отличаются по степени готовности помещения к въезду и начала функционирования пользователя (арендатора) в помещении. От меньшей к большей: Помещение под отделку («shell and core», «шел энд кор», «шелкор», «под отделку», «под чистовую отделку», «без отделки», «без ремонта») передается арендатору для производства офисной отделки собственными силами и за свой счет или же силами арендодателя за свой счет или же силами арендодателя за счет арендатора, а иногда и за собственный счет (в этом случае это становится привлекательной опцией для арендатора, так как он получает без дополнительного финансирования помещение с отделкой «под себя», участвуя в проекте планировки и согласовании технического задания). Помещение под косметический ремонт («под косметику», «за выездом арендатора»), как правило осуществляемый за счет арендодателя его же силами или силами арендатора с предоставлением арендных каникул в качестве компенсации затрат. Готовое к въезду помещение («под ключ») — в этом случае добавить нечего, разве что возможная перепланировка помещения под нужды нового арендатора, почти всегда осуществляемая за счет самого арендатора без какой либо компенсации со стороны арендодателя, иногда с предоставлением арендных каникул, на некий непродолжительный срок.

Срок действия договора аренды – период времени, начинающийся в дату заключения договора и заканчивающийся в последний день срока действия договора аренды.

Ставка платы за аренду помещения – размер платы за аренду 1 квадратного метра помещения (согласно площади, указанной в договоре аренды (БТИ или ВОМА), могущей включать в себя так называемый коридорный коэффициент) в год. Ставка платы за аренду помещения указывается в рублях (в большинстве случаев) или условных единицах (утратило былую популярность).

Ставка эксплуатационных расходов – размер платы за эксплуатационные услуги в расчете на 1  квадратный метр помещения в год. Ставка эксплуатационных расходов составляет сумму денежных средств, может быть предусмотрена как договором аренды непосредственно офисного помещения и так и договором, заключаемым между арендатором и эксплуатирующей организацией.

Стандарт (БОМА) BOMA – Американский национальный стандарт для измерения площади пола в офисных зданиях ANSI/BOMAZ65.1-2010, опубликованный Международной ассоциацией владельцев и управляющих зданиями — «ВОМА» (Building Owners and Managers Association).

Стандарт БТИ – Российские стандарты, применяемые при обмере помещений и фиксации площади помещений и зданий бюро технической инвентаризации.

Страховой случай – свершившееся событие, предусмотренное договором страхования или законом, с наступлением которого наступает обязанность страховщика произвести выплату страхователю или иному уполномоченному страхователем лицу.

Эксплуатационные расходы – затраты арендодателя (арендатора), связанные с эксплуатацией и обслуживанием здания, включая, но не ограничиваясь: круглосуточную охрану здания и комплекса, услуги профессиональной управляющей компании, уборку мест общего пользования, вынос мусора из мест общего пользования, вывоз мусора, очистку прилегающей к зданию территории от снега (в зимний период) и мусора, техническое обслуживание инженерии, плату за землю, приходящиеся на долю арендатора, исходя из площади помещения, включая (или не включая в зависимости от условий договора аренды) плату за коммунальные услуги и электроэнергию. Структура договора аренды офисного помещения может быть разная и содержать любое количество разделов, что не влияет на его полноту, основное требование наличие обязательных реквизитов для договора аренды нежилого помещения и полное соответствие действующему законодательству РФ.