Обустройство офисного пространства: как организовать место для хранения документации и канцелярии

Во время рабочего процесса в компании, независимо от ее сферы деятельности, может накапливаться много бумажной документации. Важные материалы, такие как личные дела сотрудников, договоры, приказы, счет-фактуры, рекомендуется хранить в отдельных архивах. Ими пользуются редко, но таким документам часто требуется систематизация и ограничение доступа от сторонних лиц.

Кроме того, в офисах скапливается бумага, используемая для повседневных задач сотрудников, например, для заправки принтера, а также различные каталоги с продукцией и услугами компании. Такие материалы размещают в свободном доступе, отдельный архив для них не требуется. Для поддержания порядка на рабочих столах сотрудников и грамотной организации системы хранения, которая позволяет увеличить продуктивность труда, используются органайзеры и ящики. Наталия Зайцева, специалист по продажам проектов Лемана ПРО (г. Ярославль)  расскажет, как организовать хранение для разного типа бумажной документации и канцелярских товаров.

Особенность обустройства системы хранения для документов

К организации хранения бумажных документов в компаниях предъявляется ряд требований. Крупные фирмы часто имеют возможность выделить отдельное помещения для этой цели, что упрощает задачу. При небольшом размере офиса систему хранения обустраивают рядом с рабочей зоной сотрудников.

Офисное пространство оборудуют специальными открытыми стеллажами или закрытыми шкафами из металла.

Согласно № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования», в комнате должны поддерживаться определенные условия: температура — 17-19°С, относительная влажность воздуха — 50-55%. Если в помещении нет окон, то устраивается принудительная вентиляция. Воздухообмен должен поддерживаться двух- или трехкратным. Также предъявляются требования по пожаробезопасности. В помещении предусматривают запасной выход и меры против затопления. Газовых и водопроводных сетей через архив проходить не должно. Электропроводка прокладывается скрытым способом.

Стеллажи располагают рядами, расстояние между ними соблюдается в 75 см. От входного проема отступ должен быть не менее 120 см. От пола до нижней полки в стеллаже рекомендуется делать минимум 15 см. Кроме того, все документы необходимо хранить группами, для этого подойдут коробки и органайзеры. На случай пожара в помещении ставят огнетушители.

Как организовать хранение офисных бумаг и канцтоваров

.

В отличие от обустройства архива с документами, к организации места для хранения бумажных материалов, используемых часто, серьезных требований не предъявляется. В этом случае главное — удобство. Для хранения печатной продукции, канцтоваров и других офисных принадлежностей отводится удаленная зона от прохода. Стеллажи и шкафы не должны мешать работе сотрудников и движению клиентов.

Лучше всего мебель поставить в углу комнаты или вдоль стены. Если офис имеет формат «опенспейс», то стеллажи могут эффективно зонировать пространство, создавая отдельные рабочие зоны, обеспечивая доступность с двух сторон, а аксессуары к ним помогут организовать удобное хранение. Также хранение бумаг удобно организовывать возле оргтехники, тогда ее получится тоже разместить на стеллаже или рядом на тумбе. Для удобства использования важно предусмотреть подход.

Стеллажи для хранения офисных бумаг чаще всего имеют полочную конструкцию. Они представляют собой вертикальные стойки с открытыми полками. Это универсальное решение. Однако стоит учитывать, что открытое хранение подвергает документы воздействию ультрафиолета и пыли, что может привести к выцветанию чернил и повреждению бумаги. Также на открытых полкахне всегда удобно располагать мелкую канцелярию. Проблему получится решить с помощью органайзеров.

Более практичное решение — закрытые шкафы. Они позволяют гибко организовать внутреннее пространство, создавая полки разных размеров и ящики. Это особенно удобно для хранения запасов канцелярских товаров. Внешний вид закрытых шкафов обычно более аккуратный, что важно для визуального восприятия офиса. Если требуется временно увеличить объем хранящихся бумажных материалов, то ставят мобильные системы. Они представляют собой стеллажи на колесах, которые при необходимости можно легко передвинуть в нужное место. Но системы ориентированы на хранение небольшой по весу документации, так как колесики могут не выдержать нагрузку. Также они не крепятся к стене, как другая мебель, поэтому менее устойчивы.

Дополнительные аксессуары для хранения канцелярии в офисе

В офисах обычно используются модульные и стеллажные системы хранения, которые быстро и просто решают проблему размещения канцелярских принадлежностей и бумаг. Чтобы рабочий стол, полки и стеллажи оставались свободными от лишних предметов, используют различные аксессуары. Условно их можно разделить на четыре большие категории: лотки для бумаг, органайзеры, коробки (ящики) с крышками и без них, а также подставки для письменных принадлежностей.

Чтобы обеспечить удобную систему хранения на каждом рабочем месте, необходимо грамотно использовать пространство на рабочем столе, в выдвижных ящиках, а также на полках и в стеллажах. Для этого рекомендуется приобрести:

Вместительные органайзеры. Их можно разместить на подвесных полках и в стеллажах. Органайзеры подходят для хранения документов и папок с бумагами, которые используются редко.

Вставки-разделители для ящиков и органайзеры со множеством отсеков. Такие аксессуары помогают сортировать и упорядоченно хранить разные канцелярские мелочи и личные вещи: от кнопок и стикеров до USB-кабелей и наушников.

Вставки-разделители и органайзеры обеспечивают быстрый доступ к необходимым вещам.

Подставки-стаканы. Эти предметы предназначены для удобного хранения ручек, маркеров, ножниц и других канцелярских принадлежностей.

Горизонтальные и веерные лотки или подставки из пластика. Эти аксессуары помогают сортировать и хранить документы, которые используются постоянно.

Подвесные текстильные органайзеры. Они крепятся на стене и помогают сэкономить полезное пространство на рабочем столе или в стеллажах. В подвесных органайзерах можно хранить разные мелочи и предметы: от гаджетов и зарядных устройств до записных книжек и стикеров.

Кейсы, коробки и лотки с крышками и без них. Обычно в них хранятся архивные документы или бумаги, предметы, которыми пользуются редко. Изделия с крышкой защищают содержимое от пыли.

В комплексе все изделия обеспечат удобное хранение бумаг и разных мелочей. Для офисов преимущественно приобретаются аксессуары из легкого пластика. Организовать архив для документов, а также купить практичные органайзеры и лотки для удобного хранения канцелярии в офисе вы можете вместе с гипермаркетом материалов для дома, сада и дачи Лемана ПРО. В каталоге предоставлен большой выбор корпусной мебели и стеллажей, а также наполнения к ним.